Emitir, corregir y realizar un seguimiento de las facturas.¿Ha perdido demasiado tiempo valioso dando vueltas? |
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Para recibir su dinero necesita hacer algo más que simplemente suministrar productos y prestar servicios. Las cosas se pueden complicar rápidamente si no tiene cuidado.
Contar con un buen proceso de facturación y cobros no solo le ahorra tiempo, sino que sienta las bases para poder mantener el control sobre su flujo de caja.
A continuación, le damos cinco consejos que puede comenzar a seguir ya para que su proceso de facturación y cobros sea eficiente.
1. Establezca condiciones de pago claras |
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No espere a tener problemas de facturación, conflictos con los pagos o pagos atrasados. Puede evitar que ocurra todo esto estableciendo de antemano unas condiciones de pago claras.
Para ahorrar tiempo, lo primero que puede hacer es establecer unas condiciones de pago generales. A continuación, negocie las condiciones especiales con cada cliente hasta que ambas partes estén de acuerdo.
Normalmente, las condiciones de pago incluyen:
- El importe que se ha de abonar por los productos suministrados o los servicios prestados.
- El momento en el que facturará a su cliente.
- El momento en el que su cliente deberá pagar.
- El/los método/s de pago que debería utilizar su cliente.
Además de incentivos y penalizaciones, dependiendo de la situación de su negocio:
- Las consecuencias de un pago atrasado (p. ej., comisión por demora, intereses).
- Las políticas de crédito diseñadas para desincentivar la morosidad (esto eso, detener el suministro de productos o la prestación de servicios hasta que su cliente haya abonado todas las facturas pendientes).
- Los incentivos por pronto pago (p. ej., descuentos).
Es importante dejar todo claro. No deje nada a la imaginación.
Una vez concluidas las negociaciones, usted y su cliente deberían dejar por escrito todas las condiciones de pago acoradas y firmarlas antes de llevar a cabo cualquier negocio.
Servirá como documento jurídicamente vinculante a su favor si su cliente incumple las condiciones.
2. Mantenga registros actualizados |
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A medida que crece el número de clientes, tendrá más información que gestionar.
Si no mantiene esos registros organizados y actualizados, perderá el hilo de lo que se ha acordado, lo que se ha hecho y qué sigue pendiente de pago.
Los registros de datos de cada cliente deberían incluir:
- Todos los contratos formalizados con el cliente.
- Todas las órdenes de compra del cliente recibidas.
- El tiempo que ha dedicado a completar los pedidos del cliente.
- Los recursos que ha dedicado a completar los pedidos del cliente.
- Todos los documentos que confirman la entrega de los productos o la prestación de los servicios.
- Todas las facturas enviadas al cliente, incluidas las abonadas y las no abonadas.
- El momento en el que el cliente debe pagar cada factura.
- Todas las comunicaciones con el cliente acerca de los pagos (p. ej., recordatorios, acuerdos).
Esto puede parecer mucho trabajo. Pero no tiene que hacerlo todo a la vez. Simplemente tiene que mantener un registro de cada paso dado a medida que va avanzando. Muchos programas de contabilidad (p. ej. FreshBooks, QuickBooks, Xero) le pueden facilitar este trabajo.
Almacenar todos los registros de datos de los clientes en un único lugar también es una gran ventaja. Si algo falla o está mal, sabrá inmediatamente dónde mirar primero.
3. Ofrezca métodos de pago sencillos |
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Probablemente tenga un método de pago preferido, al igual que sus clientes. Es necesario elegir los métodos de pago más sencillos para ambas partes.
Si facilita el pago a los clientes, estos abonan rápidamente las facturas y tienen menos excusas para retrasar el pago de las mismas.
Si le resulta fácil recibir y hacer un seguimiento de los pagos, se ahorrará el tiempo que otros dedican a esperar y comprobar quién ha pagado qué.
Algunos métodos de pago habituales son:
- Tarjetas de crédito.
- Tarjetas de débito.
- Domiciliación bancaria.
- Transferencias bancarias.
- Cheques.
Elija pagos electrónicos siempre que sea posible. Respaldados por muchos servicios de pagos online, hacen que el proceso de pago resulte corto y sencillo para los clientes. También le permiten a usted hacer un seguimiento de la procedencia de los pagos.
4. Facture a tiempo y de forma pertinente |
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Para reducir retrasos en los pagos provocados por la facturación, asegúrese de que cada factura:
- Cumple los requisitos especiales del cliente. Cada cliente es diferente, así que consulte con él de antemano lo siguiente:
- ¿Desea incluir información adicional en la factura?
- ¿Cómo desea recibir la factura?
Saber todo esto de antemano es mejor que llevarse una sorpresa después.
- Incluye toda la información correcta. A veces resulta complicado que las cosas básicas estén bien. Pregúntese:
- ¿Están bien escritos el nombre y la dirección del cliente?
- ¿Están bien indicados los productos y servicios?
- ¿Está bien calculado el importe a facturar?
- ¿Está bien indicada la fecha de vencimiento?
A continuación, repase todo otra vez.
- Incluye las condiciones de pago acordadas, los incentivos por pronto pago y las penalizaciones por demora, si corresponde.
- Se ha enviado a tiempo. El cliente no pagará hasta después de haber recibido la factura. Si no existe ningún acuerdo específico en este sentido, puede enviar la factura tan pronto como haya entregado los productos o prestado los servicios.
5. Utilice un servicio de cobro online |
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Los consejos anteriormente mencionados le pueden ayudar a reducir el número de facturas pendientes, pero no todas. Siempre cabe la posibilidad de que sus clientes paguen con retraso o no paguen nunca.
Si esto ocurre, debería ponerse en contacto con sus clientes y averiguar por qué no han pagado. Desde el momento de la firma del contrato hasta el vencimiento de la factura pueden ocurrir muchas cosas.
Si esto le supone demasiado tiempo o sus esfuerzos no han arrojado los frutos esperados, plantéese la posibilidad de buscar ayuda externa.
Una agencia de cobro profesional y con experiencia con los planteamientos adecuados puede alentar a su cliente a pagar, al tiempo que mantiene sus relaciones comerciales.
Con Atradius Collections, puede utilizar el servicio online para:
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- Consultar en tiempo real los avances del proceso de cobro.
- Recibir su dinero tan pronto como sus clientes abonen las facturas pendientes.
Ser eficiente resulta fundamental para el éxito de los negocios. Ya sea gestionar las cuentas por cobrar, la facturación o los cobros, haga lo que pueda y deje el resto para aquellos que le pueden ayudar. Céntrese en hacer crecer su negocio.
