Tra le attività più irritanti nella gestione aziendale vi è forse quella di recuperare i pagamenti tardiviCi sono sempre clienti che non pagano, indipendentemente da quanti promemoria inviamo. |
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Anche se meriterebbero di essere portati in tribunale, avviare azioni legali in questi casi è costoso e faticoso. Prima di adire le vie legali, vale la pena fare un passo indietro per poter fare due passi in avanti. È possibile valutare la possibilità di negoziare alcuni elementi chiave dei termini di pagamento per arrivare a un compromesso, affinché i clienti possano pagare senza difficoltà e l'azienda non perda troppo fatturato.
È possibile unire e negoziare più aspetti insieme oppure uno alla volta. È fondamentale essere diplomatici e al contempo insistenti riguardo ai termini di pagamento. Sempre che le nuove condizioni siano in linea con la prassi aziendale, rinegoziare con i clienti che potrebbero non onorare i debiti accresce la probabilità di recupero dei crediti.
1. Metodi di pagamento |
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È possibile che i clienti utilizzino metodi di pagamenti che la propria azienda non accetta. Alcuni preferiscono, ad esempio, pagare tramite bonifico bancario o assegno, mentre altri tramite carta di debito o di credito.
Se si riscontra che i metodi di pagamento sono l'unico fattore che impedisce ai clienti di effettuare un pagamento, è possibile negoziare dei metodi di pagamento alternativi con cui i clienti possano saldare le fatture.
2. Disincentivi |
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Molte aziende applicano dei disincentivi ai clienti che pagano in ritardo, come penali per i pagamenti che non soddisfano i termini di pagamento nei contratti e imporre al cliente di firmarli. Possono essere penali una tantum o sommarsi fino a raggiungere una certa percentuale.
Quando si utilizzano tali disincentivi, la speranza è che i clienti vogliano pagare prontamente. E se ciò non avviene, il denaro in più che ne consegue mitiga l'impatto sui margini.
Anche se i disincentivi sembrano una soluzione interessante, non sempre sono efficaci e spesso sono considerati motivo di contesa. In molti casi, la contesa emerge soltanto quando i clienti vengono informati dell'applicazione dei disincentivi, come le penalità per ritardo nei pagamenti, e si manifesta l'intenzione di riscuoterli in aggiunta all'importo dovuto. È piuttosto probabile che ne seguiranno delle discussioni accese invece di riuscire a ottenere l'importo dovuto insieme alla penale.
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Se quindi un cliente è provvisoriamente in difficoltà finanziarie e l'applicazione di penali non produce alcun risultato, potrebbe essere più efficace rinunciare alle penali in cambio di pagamenti immediati. |
Ulteriori informazioni sono disponibili nell'articolo sui 7 errori di comunicazione da evitare nell'ambito del recupero crediti.
3. Incentivi |
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Ci sono anche molte aziende che offrono degli incentivi ai clienti che pagano in anticipo, ad esempio riconoscendo uno sconto se il pagamento avviene prima della data di scadenza.
L'offerta di questi incentivi potrebbe suggerire che i clienti siano incoraggiati a pagare prontamente, eppure il più delle volte ciò crea problemi al proprio flusso di cassa.
I clienti che pagheranno in ritardo non pagheranno prima soltanto perché gli viene offerto uno sconto, mentre i clienti che pagheranno in tempo tendono ad approfittare dello sconto per i pagamenti anticipati. Pertanto si finisce per perdere fatturato con clienti che pagherebbero comunque e a non guadagnare da chi non pagherebbe comunque.
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Un modo migliore per utilizzare gli incentivi è negoziare degli sconti soltanto quando i clienti non hanno risposto a precedenti tentativi di recupero crediti e accettano, in cambio dello sconto, di pagare immediatamente. |
4. Date di scadenza |
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Se i clienti e il loro ufficio contabile lavorano seguendo cicli specifici, è molto probabile che bisognerà adattarsi a tali cicli per recuperare il pagamento per fatture insolute.
È possibile offrire ai clienti di rinviare le date di scadenza delle fatture non pagate. Invece di applicare termini standard, come 30 o 60 giorni, è possibile fissare dei termini che seguano i cicli operativi dei clienti e che vadano bene anche alla propria azienda.
Concordando nuove date di scadenza, si riduce l'incertezza sul comportamento di pagamento dei clienti in futuro e i clienti sapranno le scadenze da rispettare affinché la loro contabilità sia in ordine.
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Per evitare che l'estensione dei periodi di pagamento diventi la norma, è necessario fissare delle condizioni per aprire le trattative. Ad esempio, gli importi dovuti devono superare certe soglie, i clienti non hanno risposto a precedenti tentativi di recupero crediti e accettano di rispettare le nuove scadenze. |
Ulteriori informazioni sono disponibili nell'articolo sui 5 suggerimenti per snellire la procedura per crediti e fatture.
5. Piani di pagamento |
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Se i clienti hanno seri problemi di flusso di cassa e indicano di non essere in grado di pagare per intero le fatture scadute, il modo migliore di procedere consiste nel dargli la possibilità di pagare in modo rateizzato concordando insieme dei piani di pagamento.
È preferibile accettare quando è possibile recuperare nel breve periodo invece di dover cancellare un debito se la liquidità del cliente dovesse peggiorare.
When you put a payment plan in place, consider the following.
- I tempi devono essere sufficientemente lunghi da permettere al cliente di rateizzare i pagamenti, ma non eccessivamente lunghi da compromettere il proprio flusso di cassa
- Il cliente dovrebbe effettuare un pagamento parziale quando il piano di pagamento viene finalizzato, in modo da dimostrare la sua volontà di onorare l'accordo
- Il cliente può firmare assegni o titoli di credito seguendo un calendario specifico quando il piano di pagamento è finalizzato
- È importante includere il piano di pagamento dettagliato e altri termini rilevanti in un contratto firmato dall'azienda e dal cliente. Ciò può anche servire come riconoscimento del debito se dovesse essere necessario adire le vie legali in futuro.
Poiché ogni cliente e ogni fattura hanno le proprie caratteristiche, a volte è sufficiente negoziare anche soltanto uno dei cinque aspetti sopra indicati e altre volte è necessario discutere i termini di pagamento più volte.
Se si hanno molti clienti che rientrano nella categoria dei ritardatari con i pagamenti, negoziare ogni volta con ognuno di essi può essere difficoltoso. Con risorse limitate, non molte aziende possono permettersi di gestire continuamente il processo di "valutazione, negoziazione e follow-up".
In più, è importante fare attenzione e non offrire ai clienti termini di pagamento troppo favorevoli. Le eccezioni non dovrebbero mai diventare la norma. Non bisogna mai accettare compromessi irragionevoli a scapito del proprio flusso di cassa.
Se diventa troppo dispendioso in termini di tempo recuperare le fatture scadute o se le negoziazioni sono state vane e non si è riusciti a ricevere il pagamento, valutare di chiedere assistenza esterna.
Un'agenzia di recupero crediti professionista e dotata di esperienza che applica i giusti metodi può incoraggiare i clienti a pagare senza compromettere i rapporti commerciali.
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Non è mai troppo presto per sollecitare le fatture insolute o per chiedere aiuto per farlo. Lasciati aiutare da esperti per avere quanto ti è dovuto. E poi torna a occuparti della crescita della tua impresa.
