Ci si potrebbe chiedere perché i clienti non hanno pagato.Non hanno ricevuto le fatture? Non hanno sufficiente liquidità? |
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Continuando ad aspettare, in realtà l'azienda non fa altro che perdere denaro.
Molti pagamenti tardivi possono compromettere a tal punto il flusso di cassa che un'azienda potrebbe non essere più in grado di pagare fornitori o dipendenti.
Che si tratti di clienti nuovi o consolidati, le fatture insolute sono un problema grave che richiede un intervento immediato.
Ecco quattro misure da adottare per trattare i pagamenti tardivi in modo efficace. |
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1. Effettuare un controllo incrociato delle fatture |
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Prima di fare ipotesi sulle pratiche di pagamento dei clienti, verificare rapidamente se si tratta di un problema della propria azienda.
Alla scadenza della fattura, è possibile controllare quanto segue:
Termini di pagamento
- Esistono termini specifici che prorogano la data di scadenza della fattura?
Fattura
- La data di scadenza è indicata correttamente?
Comunicazioni
- Il cliente non è soddisfatto delle merci o dei servizi?
- Il cliente ha contestato qualche voce della fattura?
- Il cliente ha avuto difficoltà con i metodi di pagamento forniti?
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Se in effetti esiste un impedimento con la fatturazione e il problema non è stato completamente risolto, occuparsene prima di adottare la misura successiva. |
2. Inviare un sollecito |
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Se la fattura è corretta e non è stato ricevuto alcun pagamento, inviare immediatamente al cliente un sollecito amichevole.
Questo darà al cliente una possibilità di pagare la fattura (se lo ha dimenticato) o di segnalare qualche problema (se non lo ha fatto prima).
Nel sollecito amichevole è necessario:
- Indicare il numero univoco della fattura insoluta e la data di scadenza
- Sottolineare la mancata ricezione del pagamento
- Chiedere informazioni sui tempi del pagamento
- Chiedere al cliente se ha domande in merito alla fattura, alle merci o ai servizi forniti o se ha bisogno di aiuto con i metodi di pagamento forniti
- Chiedere se vi sono altri motivi che spiegano il mancato pagamento
- Allegare la fattura non pagata anche se il cliente ne è già in possesso. Questo accorgimento eviterà inutili scuse, ad esempio che la fattura non è stata ricevuta, è stata smarrita o è stata dimenticata.
Cercare di mantenere un tono generale amichevole nel sollecito, anche se fermo e concreto.
A volte un sollecito amichevole può dare al cliente la spinta di cui ha bisogno per pagare. Oppure scoprire le ragioni di fondo del pagamento tardivo.
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Tuttavia, se il cliente non risponde al sollecito, è necessario passare alla misura successiva. |
3. Telefonare |
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Non tutti si sentono a proprio agio a sollecitare un cliente a pagare una fattura per telefono. Eppure questa è la mossa migliore quando il cliente non si fa sentire dopo aver ricevuto un sollecito amichevole.
Ecco alcune cose da fare e da non fare quando si chiede un pagamento telefonicamente, una volta che si è riusciti a contattare il cliente.
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Cose da non fare |
- Non dare niente per scontato. Potrebbero esserci molti motivi che spiegano il mancato pagamento da parte del cliente. Pertanto è importante ascoltare cosa ha da dire.
- Non essere emotivi. Si può anche non essere d'accordo con un cliente su alcuni punti, ma rimanere calmi e determinati spesso permette di ottenere risultati migliori.
- Non terminare la conversazione a mani vuote. Fare in modo che il cliente accetti una misura successiva, che si tratti di fissare una nuova scadenza per il pagamento o di concordare un piano di pagamento.
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Cose da fare |
- Prepararsi. Avere a portata di mano tutte le informazioni sulla fattura insoluta e sui termini di pagamento.
- Insistere affinché il cliente paghi la fattura il prima possibile. Lasciargli prima suggerire come preferisce farlo.
- Fissare scadenze per tutto. Una volta concordata la misura successiva, chiarire quando sarà applicata e quando verrà verificata l'applicazione.
- Preparare un Piano B. Far sapere al cliente quale azione sarà intrapresa se non rispetterà l'accordo. È possibile, ad esempio, affidare a un'agenzia di recupero crediti il recupero della fattura insoluta. Ricordare che il Piano B dovrà essere messo in atto se la situazione lo richiede affinché il cliente prenda la situazione sul serio.
È importante trovare soluzioni durante la telefonata. Se la situazione finanziaria del cliente non è solida, è possibile concedergli un certo margine per pagare la fattura insoluta (ad esempio, una proroga della data di scadenza, un piano di rateizzazione).
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L'accordo raggiunto con il cliente potrebbe variare, ma assicurarsi sempre di seguire la misura successiva.
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4. Inviare delle note riportanti l'accordo raggiunto |
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Una cosa è raggiungere un accordo verbale, un'altra cosa è rispettarlo. Un buon modo per motivare il cliente a onorare la sua promessa è metterla per iscritto.
Durante la telefonata, annotare tutto ciò di cui si è discusso con il cliente, in particolare:
- Qual è il passo successivo che il cliente dovrà fare per pagare la fattura insoluta?
- Qual è il proprio passo successivo per aiutare il cliente, se applicabile?
- Quando deve accadere questo?
- Quando avverrà la verifica che tutto si è svolto secondo gli accordi?
- Cosa succederà se il cliente ritratta quanto è stato concordato?
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Dopo la telefonata, inviare al cliente le note. È possibile chiedergli di confermare l'accordo messo per iscritto.
Avendo tutto per iscritto, si ha una prova e un punto di riferimento per telefonate future qualora il cliente non si attenesse all'accordo.
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In molti casi, queste quattro misure sono solo l'inizio di un lungo processo. Il cliente potrebbe ignorare o evitare i tentativi di contatto. Potrebbe ancora rifiutarsi di pagare dopo la conversazione telefonica.
Se diventa molto dispendioso in termini di tempo recuperare le fatture insolute o se gli sforzi sono stati vani e non si è riusciti a ricevere il pagamento, valutare di chiedere assistenza esterna.
Un'agenzia di recupero crediti professionista e dotata di esperienza che applica i giusti metodi può incoraggiare i clienti a pagare, senza compromettere i rapporti commerciali.
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