Molte imprese sottovalutano i danni che possono causare delle fatture inesatte.La confusione determina ritardi nei pagamenti. Equivoci possono produrre contestazioni. |
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È auspicabile che non sorgano questi problemi tra l'impresa e i compensi guadagnati con fatica.
Le fatture devono essere redatte in modo chiaro, affinché i clienti abbiano esattamente ciò di cui hanno bisogno e sappiano esattamente cosa fare.
Iniziare con le informazioni di base.
1. Dati di contatto del cliente |
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Denominazione della società del cliente
- Verificare con il cliente se la sua denominazione ufficiale sia diversa dal nome con cui lo si chiama
Indirizzo della società del cliente
- Verificare con il cliente se desidera far inviare la fattura alla sua sede centrale anziché alla filiale locale o viceversa
2. Dati della propria società |
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- Denominazione della propria società
- Indirizzo della propria società
- Logo della propria società
- Tutti i numeri richiesti dal paese in cui si opera (ad esempio, numero di iscrizione nel registro delle imprese, partita IVA, numero di imposta su beni e servizi (GST), numero identificativo del datore di lavoro (EIN)).
Quindi inserire correttamente i dati fondamentali.
3. Dati relativi alla fattura |
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Numero univoco della fattura
- Evidenziare questo numero scrivendolo in grassetto o aumentando la dimensione del carattere. Se il cliente ha bisogno di questo numero, deve poterlo individuare in pochi secondi.
Data di emissione della fattura
Merci o servizi forniti al cliente
- Descrivere brevemente le merci o i servizi in formato elenco. Questo aiuta il cliente ad avere un'idea di cosa sta pagando.
- Se le merci o i servizi contengono articoli o servizi più ridotti, specificare ciascun articolo/servizio (ad esempio, quantità, prezzo, data di consegna) in modo tale che il cliente possa controllarli rapidamente se lo desidera.
Se è già stato inviato un preventivo al cliente, fare in modo che la fattura corrisponda al preventivo.
- Utilizzare la stessa formulazione nella fattura e nel preventivo per evitare fraintendimenti
- Presentare le merci o i servizi allo stesso modo nella fattura e nel preventivo
- Includere eventuali costi sostenuti che non compaiono in preventivo. Se il cliente non è stato informato di tali costi, fornire una spiegazione nella fattura per evitare contestazioni.
4. Dettagli relativi al pagamento |
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Eventuali sconti riconosciuti al cliente
Eventuali imposte sulle vendite da addebitare, inclusi importi e aliquote
L'importo totale e la valuta in cui il cliente deve pagare
- Evidenziare questo numero scrivendolo in grassetto o aumentando la dimensione del carattere. Renderlo quanto più chiaro possibile.
Metodo di pagamento che il cliente può utilizzare
- Se il pagamento è mediante bonifico bancario, fornire il nome del titolare e il numero del conto della società.
- Se il pagamento è mediante carta di credito, fornire un link tramite il quale il cliente può pagare immediatamente.
Istruzioni per il pagamento, se applicabile
- Indicare chiaramente se il cliente deve fornire il numero univoco della fattura o il suo numero cliente quando effettua il pagamento
Data di scadenza del pagamento
- Scrivere la data effettiva accanto ai termini di pagamento per evitare errori di calcolo. Ad esempio, se si emette una fattura il 1° gennaio e i termini di pagamento indicano "Pagamento a 30 giorni dalla data riportata sulla fattura", immettere come data di scadenza il "31 gennaio" accanto a "Pagamento a 30 giorni dalla data riportata sulla fattura".
- Evidenziare la data di scadenza scrivendola in grassetto o aumentando la dimensione del carattere. Renderla quanto più chiara possibile.
5. Requisiti del cliente |
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Talvolta, il cliente può richiedere che nella fattura vengano inserite informazioni aggiuntive (ad esempio, il numero dell'ordine di acquisto, il numero di riferimento). Assicurarsi che ci sia spazio sufficiente per queste informazioni e che il cliente possa reperirle facilmente.
6. Termini di pagamento |
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Se sono stati concordati termini di pagamento specifici con il cliente, ad esempio incentivi in caso di pagamento anticipato e disincentivi in caso di pagamento tardivo, è opportuno menzionarli nella fattura.
Ulteriori suggerimenti
Oltre ai sei suggerimenti sopra riportati, di seguito sono inclusi altri tre suggerimenti in merito alla presentazione e all'invio delle fatture.
1. Riportare le informazioni più importanti in una sola pagina
Se le informazioni da inserire in una fattura sono tante, mettere le più importanti nella prima pagina (ovvero i dati della società, i dati di contatto del cliente e i dettagli relativi al pagamento) e includere le altre come appendice.
Questo approccio è da preferire all'accorciare la fattura, perché il cliente potrebbe chiedere perché le informazioni non sono complete.
2. Inviare la fattura tramite e-mail in formato PDF
Se la fattura viene inviata tramite e-mail, convertirla in PDF per evitare truffe o modifiche involontarie quando il cliente la elabora.
3. Agevolare l'individuazione della fattura
Riportare il numero univoco della fattura nel nome del file della fattura stessa e nell'oggetto
dell'e-mail. Questo rende più semplice cercare la fattura in una casella di posta in arrivo sovraccarica.
dell'e-mail. Questo rende più semplice cercare la fattura in una casella di posta in arrivo sovraccarica.
Preparare correttamente le fatture è il primo passo per essere pagati. Se i clienti sono ancora morosi, il passo successivo sarà verificare e sollecitare il pagamento.
Se il sollecito è già stato inviato e ancora il pagamento non è stato emesso, valutare di chiedere assistenza esterna.
Un'agenzia di recupero crediti professionista e dotata di esperienza che applica i giusti metodi può incoraggiare i clienti a pagare, senza compromettere i rapporti commerciali.
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