Creare, rettificare e sollecitare le fatture. Hai perso troppo tempo prezioso dietro a queste procedure? |
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Predisporre un'adeguata procedura per i crediti e le fatture non fa solo risparmiare tempo, ma consente di controllare il flusso di cassa.
Ecco cinque suggerimenti da seguire subito per avere una procedura efficiente per crediti e fatture.
1. Fissare termini di pagamento chiari |
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Non aspettare che si verifichino problemi con le fatture, controversie in merito ai pagamenti o pagamenti tardivi. È possibile impedire che questi problemi si verifichino fissando preventivamente termini di pagamento chiari.
Per risparmiare tempo, fissare innanzitutto termini di pagamento generali e poi negoziare termini specifici con ciascun cliente finché entrambe le parti non saranno d'accordo.
Di norma, i termini di pagamento comprendono:
- L'importo dovuto per le merci o i servizi forniti
- La data di invio della fattura al cliente
- La data in cui il cliente deve pagare
- I metodi di pagamento che il cliente deve utilizzare
Più gli incentivi e i disincentivi in funzione della situazione dell'impresa:
- Conseguenze di un pagamento tardivo (ad esempio, penalità per pagamenti tardivi, interessi di mora)
- Politiche in materia di crediti, volte a scoraggiare il pagamento tardivo (ovvero cessazione della fornitura delle merci o dei servizi finché il cliente non paga tutte le fatture insolute)
- Agevolazioni riconosciute in caso di pagamento anticipato (ad esempio, sconti)
È importante specificare tutto. Non lasciare spazio a supposizioni.
Dopo la negoziazione, azienda e cliente dovranno mettere per iscritto tutti i termini di pagamento concordati e firmarli prima di avviare qualsiasi rapporto di lavoro.
Questo servirà da documento giuridicamente vincolante a favore dell'azienda laddove il cliente violasse i termini.
2. Tenere record accurati |
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Man mano che i clienti aumentano, sarà necessario gestire un maggior numero di dati.
Se i record non sono organizzati e aggiornati, non si avrà più traccia di ciò che è stato pattuito, di cosa è stato fatto e di cosa deve essere ancora pagato.
I record interni di ciascun cliente devono contenere:
- Tutti i contratti conclusi con il cliente
- Tutti gli ordini di vendita ricevuti dal cliente
- Il tempo impiegato per evadere gli ordini del cliente
- Le risorse impiegate per evadere gli ordini del cliente
- Tutti i documenti che confermano l'avvenuta fornitura delle merci o dei servizi
- Tutte le fatture inviate al cliente, sia quelle pagate che quelle insolute
- La data in cui il cliente deve pagare ciascuna fattura
- Tutte le comunicazioni con il cliente in merito ai pagamenti (ad esempio, solleciti, accordi)
Questo potrebbe sembrare un lavoro molto impegnativo. Ma non deve essere fatto tutto in una volta. Tenere traccia di ogni passo compiuto man mano che si procede. Molti software di contabilità (ad esempio, FreshBooks, QuickBooks, Xero) possono aiutare a rendere la procedura più semplice.
Anche conservare in un unico luogo tutti gli archivi con i dati dei clienti può essere un grande vantaggio. Quando qualcosa manca o è sbagliata, si saprà immediatamente dove cercarla.
3. Offrire metodi di pagamento semplici |
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Probabilmente l'azienda dispone di un metodo di pagamento preferito, anche i clienti ce l'hanno. È necessario scegliere i metodi di pagamento più semplici per entrambe le parti.
Quando si semplifica la procedura di pagamento per i clienti, questi pagano velocemente e trovano meno scuse per ritardare il pagamento.
Un metodo per risparmiare il tempo impiegato ad attendere e a controllare chi ha pagato cosa è ricevere e tenere traccia dei pagamenti.
Alcuni metodi di pagamento comuni sono:
- Carte di credito
- Carte di debito
- Addebito diretto
- Bonifici bancari
- Assegni
Nota: Se possibile, scegliere i pagamenti elettronici. Supportati da molti servizi di pagamento online, rendono la procedura di pagamento breve e semplice per i clienti. Inoltre, rendono più facile la tracciabilità della provenienza dei pagamenti.
4. Fattura puntuale e corretta |
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Per ridurre i ritardi nei pagamenti causati dalla fatturazione, assicurarsi che ciascuna fattura:
- Rispetti gli specifici requisiti del cliente. Poiché ogni cliente è diverso, è necessario verificare prima con lui:
- Ci sono informazioni aggiuntive che desidera che vengano inserite in fattura?
- Come desidera ricevere la fattura?
Sapere tutto prima è meglio che essere colti di sorpresa dopo.
- Contenga tutte le informazioni corrette. A volte è difficile inserire correttamente gli elementi essenziali. Chiedersi:
- Il nome e l'indirizzo del cliente sono scritti correttamente?
- Le merci o i servizi sono elencati correttamente?
- L'importo della fattura è stato calcolato correttamente?
- La data di scadenza è indicata correttamente?
Quindi ricontrollare.
- Contenga i termini di pagamento concordati e gli incentivi per pagamento anticipato e i disincentivi per pagamento tardivo, se applicabili.
- Sia stata inviata in tempo. Il cliente pagherà solo dopo aver ricevuto la fattura. Se non vi sono accordi specifici in merito, è possibile inviare la fattura contestualmente alla fornitura delle merci o dei servizi.
5. Utilizzare un servizio di recupero crediti online |
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I suggerimenti sopra riportati possono aiutarti a ridurre il numero di fatture insolute, ma non eliminarle. È sempre possibile che i clienti paghino in ritardo o non paghino affatto.
Quando questo accade, contattare i clienti e scoprire perché non hanno pagato. Possono accadere molte cose dal momento della firma del contratto al momento della scadenza della fattura.
Se questa procedura richiede molto tempo oppure gli sforzi sono stati vani e non si è riusciti a ricevere il pagamento, valutare di chiedere assistenza esterna.
Un'agenzia di recupero crediti professionista e dotata di esperienza che applica i giusti metodi può incoraggiare i clienti a pagare, senza compromettere i rapporti commerciali.
Il servizio online di Atradius Collections consente di:
- Sapere subito quanto costa l'attività di recupero delle fatture insolute. Richiedi un preventivo gratuito qui.
- Visualizzare in tempo reale gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del recupero dei crediti
- Ricevere il pagamento non appena i clienti pagano le fatture insolute
L'efficienza è di vitale importanza per il profitto di un'azienda. Che si tratti della gestione dei crediti verso clienti, della fatturazione o del recupero crediti, fai ciò che puoi e lascia il resto a chi può aiutarti. Concentrati sulla crescita della tua attività.
