Création, correction et suivi des factures : perdez-vous trop de temps à courir partout ? |
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Voici cinq conseils que vous pouvez suivre dès maintenant pour avoir un processus efficace de gestion des créances et de la facturation.
1. Fixer des modalités de paiement claires |
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N'attendez pas que des problèmes de facturation, des litiges ou des retards de paiement surviennent. Vous pouvez les éviter en fixant à l'avance des modalités de paiement claires.
Pour gagner du temps, vous pouvez commencer par définir des modalités générales de paiement. Négociez ensuite les modalités spécifiques avec chaque client jusqu'à ce que les deux parties soient sur la même longueur d'onde.
Les modalités de paiement comprennent généralement :
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Le montant à payer pour les biens et services que vous fournissez
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La date à laquelle vous allez facturer ces biens à votre client
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La date à laquelle votre client doit payer
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Le ou les modes de paiement que votre client peut utiliser
Elles contiennent aussi des mesures incitatives et dissuasives, en fonction de la situation de votre entreprise :
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Les conséquences encourues en cas de retard de paiement (par exemple, des frais de retard, des intérêts)
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La politique de crédit destinée à décourager les retards de paiement (à savoir suspendre la fourniture des biens ou services jusqu'à ce que le client ait acquitté toutes ses factures impayées)
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Les récompenses en cas de paiement anticipé (par exemple des remises)
Il est important de tout préciser. Ne laissez rien au hasard.
Une fois la négociation terminée, vous et votre client devez consigner par écrit toutes les modalités de paiement convenues et les approuver avant de faire affaires.
Elles constituent un document juridiquement contraignant en votre faveur dans le cas où votre client ne les respecte pas.
2. Tenir des registres précis |
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Plus vous avez de clients, plus vous avez de données clients à gérer.
Si vous ne tenez pas ces dossiers en ordre et à jour, vous perdrez la trace de ce qui a été convenu, de ce qui a été payé et de ce qui reste à payer.
Le dossier de chaque client doit comporter les données suivantes :
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Tous les contrats conclus avec le client
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Tous les bons de commandes reçus de la part du client
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Le temps que vous avez passé à exécuter les commandes du client
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Les ressources que vous avez mises en œuvre pour exécuter les commandes du client
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Tous les documents attestant la livraison de vos biens ou services
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Toutes les factures envoyées au client, y compris les factures payées et impayées
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La date à laquelle le client doit s'acquitter de chaque facture
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Toutes les communications avec le client concernant les paiements (par exemple, les rappels, les accords)
Cela peut vous sembler être beaucoup de travail. Mais vous n'avez pas tout à faire en même temps. Il vous suffit de conserver une trace de chaque étape franchie au fur et à mesure. De nombreux logiciels de comptabilité (par exemple FreshBooks, QuickBooks, Xero) peuvent vous aider à le faire facilement.
Stocker toutes vos données clients dans un seul endroit présente également un grand avantage. Lorsque des informations sont manquantes ou erronées, vous savez immédiatement où commencer vos vérifications.
3. Offrir des modes de paiement simples |
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Lorsque vous offrez à vos clients la possibilité de payer facilement, ils peuvent payer rapidement et ont moins d'excuses pour retarder leur paiement.
Lorsqu'il est facile pour vous de recevoir et de suivre les paiements, vous ne perdez pas de temps à attendre et à vérifier qui a payé quoi.
Voici quelques méthodes de paiement courantes :
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Cartes bancaires
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Cartes de dédit
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Prélèvement automatique
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Virements bancaires
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Chèques
Choisissez des modes de paiement électronique si possible. Proposés par de nombreux services de paiement en ligne, ils accélèrent et simplifient le processus de paiement pour vos clients. Ils vous permettent également de suivre facilement la provenance des paiements.
4. Facturer de façon pertinente et en temps voulu |
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Afin de réduire les retards de paiement liés par la facturation, vous devez vous assurer que chaque facture :
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Réponde aux exigences particulières du client. Chaque client est différent, alors vérifiez avec lui au préalable :
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Le client souhaite-il voir certaines informations complémentaires figurer sur la facture ?
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Comment souhaite-t-il recevoir la facture ?
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Il est préférable de savoir tout cela à l'avance plutôt que d'être pris par surprise plus tard.
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Les factures doivent comporter toutes les informations correctes. Demandez-vous :
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Le nom et l'adresse du client sont-ils correctement orthographiés ?
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Les biens ou services sont-ils correctement répertoriés ?
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Le montant facturé est-il correctement calculé ?
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La date d'échéance est-elle correctement indiquée ?
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Puis, vérifiez à nouveau que la facture :
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Reprend les modalités de paiement convenues et les mesures incitant à payer de manière anticipée et celles dissuadant de payer en retard s'il y a lieu.
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Soit envoyée en temps voulu. Le client ne paiera qu'après avoir reçu la facture. S'il n'y a aucun accord spécifique à ce sujet, vous pouvez envoyer la facture dès que vous avez fourni les biens ou les services.
5. Utilisez un service de recouvrement en ligne |
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Les conseils ci-dessus peuvent vous aider à réduire le nombre de factures impayées, sans pour autant le ramener à zéro. Il est toujours possible que vos clients paient en retard ou ne paient pas du tout.
Lorsque cela se produit, vous devez contacter le client et découvrir pourquoi il n'a pas payé. Beaucoup de choses peuvent se produire entre le moment où un contrat est signé et le moment où la facture arrive à échéance.
Si cela vous prend trop de temps, ou si vous n'arrivez pas à vous faire payer malgré vos efforts, songez à recourir à une aide extérieure.
Une agence de recouvrement expérimentée et professionnelle qui adopte la bonne approche peut inciter vos clients à payer tout en préservant vos relations commerciales.
Avec Atradius Collections, vous pouvez utiliser le service en ligne pour :
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Voir en temps réel les mises à jour sur l'avancée des recouvrements
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Être payé dès que vos clients s'acquittent de leurs factures impayées
L'efficacité est essentielle à la rentabilité d'une entreprise.
Que ce soit pour gérer les créances, la facturation ou le recouvrement, faites ce que vous pouvez faire, et laissez le reste à ceux qui peuvent vous aider. Consacrez-vous à la croissance de votre entreprise.
