En af de mest irriterende opgaver som virksomhedsejer er at opkræve udestående betalinger og rykke dine debitorer.Uanset hvor proaktiv og fremsynet du er, vil der altid være kunder, som ikke betaler, og i disse tilfælde er det vigtigt at vide hvordan du bedst forhandler for at opnå betaling. |
|
I de værste sager om manglede betaling, kan det være nødvendigt ultimativt at føre sagen i retten, men sagsanlæg mod debitorer er både dyrt og administrativt vanskeligt at håndtere. Før du tager beslutningen omkring retslige tiltag, kan det derfor være en god idé at træde et skridt tilbage og vurdere hvordan der bedst og hurtigst kan opnås betaling. Du kan overveje at forhandle om forskellige aspekter af betalingsbetingelserne for at indgå et kompromis, som medfører, at debitor kan betale med det samme, og ligeledes gør dig tilfreds med den indgåede aftale.
Før du forhandler, skal du overveje hvilke vilkår du kan imødekomme, og hvilke du ikke kan acceptere. Det er vigtigt at være diplomatisk og åben overfor en aftale, men samtidig insisterende i forhold til de vilkår som handlen har fundet sted under, så vidt muligt overholdes. Derfor, så kan du tilgå forhandlingen med debitor, med det udgangspunkt at de nye vilkår skal være i overensstemmelse med din virksomheds politik, men inden forhandlingen starter vurderer hvilke vilkår du er villig til at forhandle om. Dette vil øge dine chancer for at opnå betaling.
1. Betalingsmetoder |
|
Kunden ønsker muligvis at bruge betalingsmetoder, som du ikke accepterer. Nogle foretrækker at bruge bankoverførsler eller checks, mens andre bruger betalings- eller kreditkort.
Hvis du finder frem til, at betalingsmetoden er det eneste, som forhindrer kunden i at foretage sin betaling til dig, kan du overveje at forhandle om en alternativ betalingsmetode, så kunden kan betale sine udestående fakturaer.
2. Strafgebyrer |
|
Mange virksomheder anvender strafgebyrer, som pålægges ved for sen betaling for netop at forhindre, at kunderne betaler for sent. Det kan være i form af en tilføjelse til de indgåede betalingsbetingelser, hvor forsinkede betalinger vil blive pålagt et gebyr. Gebyret kan være et fast beløb eller en procentdel af den udestående betaling.
Når du bruger strafgebyrer er det ud fra et håb om at få kunderne til at betale til tiden. Derudover, så kan den økonomiske gevinst du opnår, fungerer som en passende kompensation for den forsinkede betaling.
Selvom strafgebyrer kan synes lovende og som et godt middel mod sene betalinger, fungerer de ikke altid efter hensigten og giver meget ofte anledning til tvister. Grunden til det er, at strafgebyrer i mange tilfælde først er noget, som debitor først bliver klar over, når du informerer om de ekstra gebyrer, de er blevet pålagt pga. forsinket betaling, og fortæller dem, at du vil opkræve det sammen med det udestående beløb. Dette kommer altså ofte som en overraskelse for debitor, og vil derfor sandsynligvis snarere resultere i diskussioner end betaling af det udestående.
På grund af ovenstående, er strafgebyret oplagt at forhandle om, hvis du er sikker på at dette vilkår faktisk er accepteret af debitor, og at du kan bevise dette.
|
Hvis debitor har midlertidige økonomiske udfordringer, og din opkrævning af strafgebyret ikke har med medført betaling, kan du overveje at give afkald på dele af, eller hele gebyret til fordel for en øjeblikkelig betaling, og derved bruge det som en del af en forhandling. |
3. Incitamenter |
|
Der er også mange virksomheder, som tilbyder incitamenter for at få kunderne til at betale hurtigere. Et eksempel kan være rabatter til kunder, som betaler før tid.
Når du indfører sådanne incitamenter, tror du måske, at det får kunderne til at betale i god tid inden fristen. Vores erfaringer siger dog, at disse incitamenter ofte får en negativ effekt på din likviditet. Grunden til dette er, at kunder som typisk betaler for sent, ikke betaler tidligere blot fordi de får en rabat, mens kunder, som alligevel vil betale til tiden, gør brug af incitamenterne og opnår rabat ved at betale tidligere. Du kan derfor ende med at miste omsætning på kunder, som alligevel betaler til tiden, og derudover også på kunder, som betaler for sent på trods af incitamenter.
|
|
Derfor er det bedre, ikke at tilbyde incitamenter på forhånd, men derimod tilbyde en kontant rabat, indenfor rimelighedens rammer, til de debitorer, som ikke har betalt og ikke reagerer på dine betalingspåmindelser. |
4. Betalingsfrister |
|
Hvis dine kunder har bestemte og tidsbestemte betalingsprocedurer, kan det være relevant for dig at være opmærksom på disse, når du opkræver udestående fakturaer.
Du kan i dette tilfælde forhandle med kunderne om at forlænge betalingsfristen på de udestående fakturaer. I stedet for at tilbyde standardperioder på eksempelvis 30 eller 60 dage, kan du forsøge at tilbyde et interval, som passer ind i kundens drift og betalingsprocedurer, og stadigvæk er acceptabel for dig.
Ved at aftale nye betalingsfrister fjerner du usikkerhed for dig i forhold til hvornår I modtager debitors betaling, samtidig med at debitor får overblik over, hvor lang tid de har til at få betalinger fra deres egne debitorer på plads.
|
|
I stedet for at gøre forlængede betalingsfrister til en vanlig procedure, er det vigtigt, at du opstiller betingelser for, hvornår du er villig til at forhandle en forlængelse. Det udestående beløb skal f.eks. være over en bestemt størrelse, eller kunden skal have ignoreret dine tidligere opkrævningsforsøg og accepteret de nye forlængede betalingsfrister. |
5. Betalingsplaner |
|
Hvis kunden har et alvorligt likviditetsproblem og informerer dig om, at de ikke kan betale hele det udestående beløb på en gang, er den bedste løsning at aftale en fast og nedskrevet betalingsordning, hvor de betaler det skyldige beløb som afdrag.
At acceptere en betalingsordning med mindre afdrag på kort sigt, er bedre end at skulle afskrive hele beløbet som tab, hvis debitors likviditet forværres, og i sidste ende slet ikke kan betale.
Overvej altid følgende, når du udarbejder en betalingsordning med løbende afdrag.
- Tidsfristerne skal være tilstrækkelig lange til, at kunden kan foretage betalingerne, men ikke så lange, at de belaster din egen likviditet
- Kunden skal betale et indledende afdrag med det samme, når betalingsordningen er udarbejdet, for at vise sin vilje til at holde sin del af aftalen
- Den detaljerede betalingsordning og andre relevante dokumenter skal indgå i en formel kontrakt, som underskrives af både dig og kunden. Kontrakten fungerer som anerkendelse af gælden i forbindelse med et eventuelt efterfølgende sagsanlæg.
Alle kunder og alle fakturaer er forskellige, så det kan ind imellem være tilstrækkeligt blot at forhandle ud fra et af de fem ovenstående aspekter, mens det andre gange kan være nødvendigt at drøfte flere af de ovenstående vilkår i forbindelse med en forhandling.
Hvis du har flere kunder, som jævnligt betaler for sent, kan det være en udfordring at skulle forhandle med dem hver gang. Mange virksomheder har begrænsede ressourcer og kan ikke bruge tid på processen omkring at vurdere, forhandle og følge op gang på gang.
Det er også vigtigt, at du er forsigtig og ikke tilbyder kunderne alt for favorable betalingsvilkår. Det er vigtigt, at undtagelsen ikke bliver til reglen, og du må aldrig gå med til urimelige kompromiser på bekostning af egen likviditet, for at opnå betaling fra dine kunder.
Hvis du allerede har gjort dette og stadig ikke har modtaget betaling, kan du overveje at få ekstern hjælp.
Et professionelt inkassobureau med stor erfaring og de rigtige strategier til at inddrive dit udestående, kan anvendes til at få dine kunder til at betale, samtidig med at det muliggør at du kan bevare dine gode forretningsforbindelser og et positivt forhold til dine kunder.
Hos Atradius Collections tilbyder vi en effektiv og brugervenlig online platform som du kan bruge til:
- At få af vide med det samme, hvad det koster at inddrive dine udestående fakturaer. Få et uforpligtende tilbud her.
- At se opdateringer og status på alle dine aktive sager
- At få betaling, så snart dine kunder betaler deres udestående fakturaer
Vores inkassoeksperter ved, hvornår der skal indgås kompromis, hvornår der skal eskaleres, og hvornår det er tid til at stoppe, så du har de bedste chancer for at inddrive dine udestående betalinger. Og vigtigere endnu så frigør de værdifuld tid og ressourcer, som du kan bruge på at udvikle din forretning.
Du har arbejdet hårdt på at udarbejde gode og tydelige fakturaer. Lad vores eksperter om at opkræve dem for dig.
