Log ind

Du har brug for både diplomati og ekspertise, når du skal opkræve penge for dine ubetalte fakturaer for at bevare din gode forretningsforbindelse.
Mange virksomheder ser ubetalte fakturaer som et dilemma, der forstyrrer deres cashflow eller ødelægger forholdet til kunderne.
 
Dog er et konstant fokus på inddrivelse af dine ubetalte fakturaer meget vigtigt, da det i sidste ende påvirker din virksomhed negativt og kan ødelægge dit forhold til kunderne.

At bede dine kunder om at betale det, de skylder dig, er helt rimeligt, så længe du gør det på en fornuftig måde, etablerer effektiv kommunikation og ikke begår nedenstående fejl.

1. Venter for længe, før du taler med dine kunder om deres udestående
Tid er uden tvivl en afgørende faktor ved opkrævningen af udeståender. Vi ser ofte, at jo længere tid fakturaer er udestående, jo større en indsats skal der til for at opkræve dem, og jo mindre sandsynligt er det, at de vil blive betalt
 
Mange økonomisk udfordrede virksomheder, vil i nogle tilfælde forsøge at udskyde betalingen. Derfor er det vigtigt at du konstant er opmærksom på dine tilgodehavender og sørger for at være i løbende dialog med dine kunder.
 

Derfor skal du kontakte dine kunder med det samme, så snart deres faktura overskrider forfaldsdatoen, for at aftale nærmere omkring betaling.

2. Henvender dig til din kunde uforberedt
Det er muligt at dine kunder ikke er klar over, at de skylder dig penge. Derfor er det essentielt, at du forklarer situationen og kommer med et konkret forslag til betaling, når du kontakter dem.
 

Det er vigtigt du forbereder følgende, inden du kontakter din kunde:
 

  • De ubetalte fakturaers numre og forfaldsdatoer: Du kan e-maile fakturaerne til dine kunder inden du kontakter dem, for at forhindre dem i at komme med undskyldninger, som for eksempel at de ikke har modtaget fakturaerne, mistet eller glemt dem.

  • Kundens betalingshistorik: Er de nye kunder, skal du informere dem om dine betalingsbetingelser, hvis du ikke allerede har gjort det. Dette vil medføre at de kender dit standpunkt og procedurer ved for sen betaling. Hvis det er første gang de betaler for sent, skal du finde ud af, hvad grunden til dette er. Har der gentagende gange været for sen betaling, skal du kontrollere, om de tidligere har foretaget betalinger til dig og om deres betalingspraksis har ændret sig over tid.

  • Hvad har du allerede gjort for at inddrive dit udestående? Har du kontaktet kunden og er der opnået en ny aftale? Har kunden overholdt aftalen? Dine opkrævninger skal afspejle, hvad der er blevet gjort tidligere, og hvad du ønsker, det næste skridt skal være. Dette hjælper dig ikke blot med at komme videre og opnå betaling, men afholder også kunden fra at bruge de samme undskyldninger igen.

3. Forudindtag at du kender årsagen til den forsinkede betaling
Der er altid en grund til at dine kunder tilbageholder deres betalinger. Ofte vil de hverken informere dig om grunden eller betale det skyldige beløb, før du kontakter dem omkring deres udestående. Det er vigtigt at du lytter til dine kunder og tager udgangspunkt i de årsager, der er medvirkende til de forsinkede betalinger.

For at sikre, at dine kunder informerer om de faktiske årsager, til deres forsinkede betalinger, bør du overveje at stille to typer spørgsmål:

  • Afklar om der er mindre årsager, som kan løses hurtigt.
    For eksempel: ”Er du enig i fakturaen?” ”Kan du bruge de betalingsmetoder, vi tilbyder?” ”Har du alle de nødvendige oplysninger, så du kan betale?”
 
  • Afklar om der er større årsager, der kræver forhandling.
    For eksempel: ”Er du tilfreds med de leverede varer eller tjenester?” ”Hvornår og hvordan vil du foretage betalingen?” ”Er der andre årsager, der hindrer dig i at betale os?”

4. Ikke at fokusére på fakta
Det at minde en person om at betale, og ikke mindst at blive mindet om at betale, kan udløse stærke følelser. På trods af de følelser der kan være involveret i sagen, opnås det bedste resultat altid ved at anvende en venlig, men bestemt tone i dialogen med kunden.
 
Det giver de bedste resultater at koncentrere sig om opkrævningerne og ikke at blive følelsesmæssigt involveret. Derfor er det altid vigtigt at bevare roen og være faktuel, selv når dine kunder bliver følelsesladede. Hvis det ikke virker, skal du afslutte samtalen og informere dem om, at du kontakter dem igen omkring betalingen senere.

5. Overlade dine kunders betalinger til tilfældighederne
Den tilgang du har og de metoder du anvender, for at få dine kunder til at betale deres udestående fakturaer har stor indflydelse på, hvor hurtigt de betaler. Dine handlinger og din proaktivitet vil kunne mærkes af kunden og dette vil forbedre din chance for at opnå betaling.
 

Gennem hele opkrævningsprocessen bør du gøre det klart, at det er uacceptabelt at betale for sent, og at det udestående skal betales snarest muligt.

  • Udform og send en skriftlig opfølgning for hver eneste aftale du indgår med kunden. Uanset om det drejer sig om at fastsætte en ny betalingsfrist eller arrangere en løbende
    betalingsplan, skal du få dine kunder til at bekræfte dette skriftligt. Disse skriftlige aftaler er vigtige og danner grundlaget for din videre inddrivelse af fakturaerne og dialog med kunden.

  • Sæt frister for alt. Når du er blevet enig med din kunde omkring næste skridt, skal du også notere fristen for dette, og hvornår der skal følges op. Din løbende og strukturerede opfølgning, vil give din kunde færre chancer for at forsinke betalingen.

  • Kontakt dine kunder, så snart den aftalte frist er overskredet, eller når de bryder jeres aftaler. Hvis du ikke gør dette, vil hver dag du venter, blive endnu en dag, hvor dine kunder kan undgå at betale dig.

6. Undlade at planlægge mere end et skridt ad gangen
Selv når du indgår nye aftaler om betaling med dine kunder, er der ingen garanti for, at de overholder aftalerne. For at undgå, at dine kunder forsinker betalingerne, skal du have et alternativ til hver aftale, der er indgået, så du ved hvordan du vil reagere hvis betalingen udebliver.
 
Hvis en kunde ikke overholder den aftalte betalingsfrist, skal du prøve at udarbejde en betalingsplan sammen med vedkommende. Hvis de ikke følger betalingsplanen, skal du få et inkassobureau til at lægge yderligere pres på dem.
 
Hvis du formået at indgå en aftale med debitor, skal du ikke afsløre dine alternative muligheder for at opnå betaling. Disse skal istedet tages i brug senere, ved en eventuelt forhandling. Hvis dine kunder har brudt flere aftaler, skal du informere dem om dine muligheder for at eskalere sagen, for at vise, at du er fast besluttet på at modtage betaling.

7. Ikke at gøre brug af et inkassobureau

  
Der er ingen hurtige og nemme genveje til at inddrive dit udestående. Den tid, indsats, disciplin og de færdigheder, der kræves for effektivt at kunne opkræve forfaldne fakturaer, samtidig med at dit gode kundeforhold bevares, bør ikke undervurderes.
 
Hvis det er for tidskrævende for dig at opkræve dine udestående fakturaer eller hvis din indsats ikke har resulteret i betaling, bør du overveje at få ekstern hjælp.
 
Et professionelt inkassobureau med stor erfaring og de rigtige strategier til at inddrive dit udestående, kan anvendes til at få dine kunder til at betale, samtidig med at det muliggør at du kan bevare dine gode forretningsforbindelser og et positivt forhold til dine kunder.

Hos Atradius Collections tilbyder vi en effektiv og brugervenlig online platform som du kan bruge til:

  • At få af vide med det samme, hvad det koster at inddrive dine udestående fakturaer. Få et uforpligtende tilbud her.

  • At se opdateringer og status på alle dine aktive sager

  • At få betaling, så snart dine kunder betaler deres udestående fakturae

Ved at anvende et eksternt inkassobureau sikrer du ikke blot din likviditet, du undgår også de anspændte og vanskelige situationer, som opkrævning af udestående gæld kan føre til. Derfor er det en god ide at anvende ekstern hjælp til opkrævning af dine tilgodehavender, da det ikke mindst bidrager til at holde din forretning økonomisk kørende, men samtidig også sikrer at den gode relation til dine kunder bevares.

Hent en gratis kopi af vores guide nu!

Download      Print

Det er aldrig for sent at bede om hjælp til at få betaling.

Lad vores eksperter fra Atradius
Collections hjælpe dig med at få betaling for dine ubetalte fakturaer. Så du kan fokusere på din forretning.