Salg er vigtigt, men det er mindst ligeså vigtigt at modtage betaling.Hvis en faktura ikke betales til tiden, er det naturligt at rykke for betaling. |
|
Det kan være fristende at undgå konfrontation med dine kunder, som ikke betaler til tiden, for at bevare den gode relation. Dog kan udestående betalinger skade din likividitet så meget, at du kan få svært ved at holde gang i din egen forretning.
Opkrævning af udestående betalinger behøver hverken at være konfronterende eller ubehageligt. Det er muligt at opkræve udestående betalinger uden at sætte det gode kundeforhold over styr.
Det afgørende er at gribe inddrivelsesprocessen korrekt an fra begyndelsen.
I nedenstående beskrives fordele og ulemper ved de fire mest anvendte metoder til opkrævning af ubetalte fakturaer.
1. E-mails |
|
Fordele
- Omkostningseffektivt og tidsbesparende. Det koster ikke noget at sende e-mails med betalingspåmindelser. Du kan sende e-mails med betalingspåmindelser til flere debitorer samtidigt og det er også hurtigt for dem at svare dig.
- Praktisk. E-mails kan fungere som selvstændige påmindelser eller som opfølgning på telefonsamtaler og møder. Du kan sende en e-mail til en kunde, så snart betalingsfristen er overskredet, ligesom du kan vedhæfte relevante dokumenter som f.eks. kontoudtog eller kopier af udestående fakturaer i e-mailen. Hvis du ikke får fat på den korrekte kontaktperson i virksomheden, kan denne nemt videresendes. Du kan til enhver tid under opkrævningsprocessen referere tilbage til tidligere e-mails for at holde styr på, hvad kunden har sagt eller accepteret. Derfor er det en god idé at tage noter i forbindelse med telefonsamtaler og møder og efterfølgende e-maile dem til kunden.
- Hurtig udveksling. Kunderne modtager dine e-mails, så snart du har sendt dem og kan reagere herpå med det samme. Hvis kunden fortsat ikke svarer på din e-mail, kan du ringe og følge op på om de har modtaget din e-mail eller om den eventuelt kan være endt i deres spamfilter.
Ulemper
- Lille effekt. Hvis der opstår misforståelser eller uoverensstemmelser mellem dig og kunden, er det bedst at afklare og løse dem over telefonen i stedet for at fortsætte med at e-maile.
2. Breve |
|
Fordele
- Stor effekt. At sende et fysisk brev er et oplagt tiltag, hvis kunderne ikke svarer på dine påmindelser via e-mail. Breve afspejler en officiel og formel procedure og lægger og lægger yderligere pres på debitor, samtidig med at det signalerer alvoren bag din opkrævning af udestående fakturaer. Du kan med fordel sende rykkerskrivelser, før du sender et brev med et formelt krav, hvor du advarer kunden om, at sagen vil blive eskaleret og dette vil medføre yderligere omkostninger, hvis de fortsat undlader at betale. Breve kan også skrives og fremsendes af et inkassofirma på dine vegne, for at sikre et professionelt sprogbrug og understrege alvoren.
Ulemper
- Omkostningskrævende, tidskrævende og upraktisk. Hvis du har mange udestående betalinger i forskellige lande, og du skriver og fremsender brevene selv, kan du ende med at bruge masser af tid og penge på at printe og sende brevene.
- Langsom udveksling. Det kan være tidskrævende at finde adressen på kunder, som er flyttet uden at ændre eller informere om den nye adresse. Derudover kan der være lang leveringstid for fysiske breve.
3. Telefonopringninger |
|
Fordele
- Stor effekt. Opkald er et effektivt middel til opkrævning af udestående fakturaer. Du kan nemmere komme til bunds i eventuelle betalingsproblemer ved at tale direkte med kunden. Det er samtidig vanskeligere for kunden at bruge undskyldninger for at udskyde eller overholde sin betalingsforpligtelse. Det kan dog være vanskeligt at håndhæve mundtlige aftaler, fordi kunden kan benægte at have indgået dem. Det er derfor vigtigt at tage noter under telefonsamtaler og efterfølgende e-maile dem til kunden sammen med en beskrivelse af det aftalte og næste skridt. Noterne kan sikre afstemning for begge parters side og kan fungere som dokumentation for, hvad kunden har lovet.
- Praktisk og hurtig udveksling. Hvis du ringer, er det sandsynligt, at du får direkte fat i debitor. Det gør telefonsamtaler til den oplagte opkrævningsmetode, hvis kunderne forbliver inaktive eller ignorerer dine tidligere henvendelser.
Ulemper
- Omkostnings- og tidskrævende. Det kan i nogle tilfælde kræve at du kommer igennem en lang række personer i virksomheden, før du får fat i den rigtige kontaktperson. Det kan det kan blive nødvendigt at kontakte dem af flere omgange. Desuden er det naturligvis vigtigt at du ringer op velforberedt og er forberedt på debitors reaktion.
4. Personlige møder |
|
Fordele
- Stor effekt. Hvis dine debitorer ikke reagerer på dine e-mails og breve eller hvis du ikke kan løse problemet over telefonen, er det næste oplagte skridt at arrangere et personligt møde. Det kan være hos dig, hos dem eller på et andet aftalt sted. Det at mødes personligt, gør det vanskeligere for kunden at komme med undskyldninger. Ydermere, lægger det også pres på dem om at leve op til de aftaler, I kommer frem til. På samme måde som med opkald skal du skrive jeres mundtlige aftaler ned, så du har dem til fremtidig reference og videre forhandling.
Ulemper
- Omkostnings- og tidskrævende. Dette er den mest omfattende opkrævningsmetode. Derfor anbefales det kun benytte personlige samtaler til at opkræve de vigtigste og største udestående fakturaer.
- Lang tidhorisont. Selvom du er indstillet på at mødes med kunden, er det ikke sikkert, det kan lade sig gøre, fordi kunden ikke kan eller vil mødes, eller fordi det ikke er muligt grundet debitors lokation.
Når du skal beslutte, hvilken opkrævningsmetode du ønsker at benytte, skal du tage højde for kundetype, betalingshistorik og altid gøre det specifikt for den enkelte og det er derfor ikke hensigtsmæssigt at sende en standard e-mail til alle dine debitorer.
Hvis det er for tidskrævende for dig at opkræve dine udestående fakturaer eller hvis din indsats ikke har resulteret i betaling, bør du overveje at få ekstern hjælp.
Et professionelt inkassobureau med stor erfaring og de rigtige strategier til at inddrive dit udestående, kan anvendes til at få dine kunder til at betale, samtidig med at det muliggør at du kan bevare dine gode forretningsforbindelser og et positivt forhold til dine kunder.
Hos Atradius Collections tilbyder vi en effektiv og brugervenlig online platform som du kan bruge til:
- At få af vide med det samme, hvad det koster at inddrive dine udestående fakturaer. Få et uforpligtende tilbud her.
- At se opdateringer og status på alle dine aktive sager
- At få betaling, så snart dine kunder betaler deres udestående fakturaer
At opnå hurtig betaling er vigtigt, men at igangsætte et effektivt inkassoforløb ved manglende betaling er mindst lige så vigtigt. Vores inkassoeksperter kan hjælpe dig med at vælge den rigtige inkassoprocedure under hensyntagen til dine debitorers særlige omstændigheder, som samtidig gør at du øger mulighederne for, at du modtager din betaling uden at påvirke din relation til kunden negativt.
Du har arbejdet hårdt på at udarbejde gode og tydelige fakturaer. Lad vores eksperter om at opkræve dem for dig.
