Det kan være frustrerende at høre på dine debitorers undskyldninger, når du minder dem om deres udestående betaling.Nogle forklaringer kan dog være så plausible, at der ikke er grund til at presse yderligere på i forhold til betaling, mens andre kan være så usandsynlige, at det ikke kan accepteres som undskyldning for manglende betaling. |
|
Det er vigtigt at du undgår at debitors undskyldninger kommer til at udskyde betalingen så væsentligt, at det går ud over din likviditet. Du skal derfor udarbejde faste og tydelige svar, som affærdiger de mest gængse undskyldninger og får dine debitorer på rette spor med hensyn til betaling.
Vi har i løbet af vores mange år som inkassobureau for forskellige virksomheder hørt de fleste undskyldninger, der findes for forsinket betaling og derigennem har vi fundet frem til det mest effektive og passende svar på hver eneste af dem.
Almindelige undskyldninger
I nedenstående beskrives nogle af de mest almindelige undskyldninger, som man støder på i alle sektorer.
1. |
Vi har ikke modtaget fakturaen / Fakturaen er blevet væk. |
|
Fortæl kunden, at du sender en ny kopi med det samme via e-mail, og derudover også fysisk hvis de ønsker det. Når du har gjort det, skal du kontakte dem indenfor et par dage, gerne telefonisk, for at høre, om de har modtaget fakturaen og bede dem om at betale.
|
|
2. |
Virksomhedens navn/adresse/udestående beløb osv. på fakturaen er forkert. |
|
Dobbelttjek altid kundens påstand. Hvis fakturaen er forkert, skal du rette den og indsætte en ny betalingsdato (gerne datoen for den tilrettede faktura). E-mail derefter fakturaen direkte til kunden, og ring til dem for at høre, om fakturaen nu er rigtig, og bed dem om at betale med det samme.
|
|
3. |
Computeren eller økonomisystemet er nede. |
|
Spørg kunden, hvad de vil gøre for at løse problemet. Spørg dem også, om de kan finde en midlertidig løsning, så de kan foretage betalingen. Hør derudover, hvornår de regner med at problemet er løst.
|
|
4. |
Vi betaler udelukkende på en fast dag hver måned / Vi foretager ikke betalinger før i næste måned. |
|
Forhandl med kunden om en standardmetode, som kan indgå i jeres fremtidige betalingsvilkår. Bed dem derefter om at bekræfte de aftalte vilkår skriftligt, for at forhindre lignende uoverensstemmelser fremover.
|
|
5. |
Vi afventer betaling fra en stor kunde / Vi kan først betale jer, når kunden har betalt os. |
|
Bed kunden om oplysninger om deres debitor (f.eks. navn og adresse), og hvornår de forventer, at den pågældende debitor betaler. Du kan derudover også forhandle en afdragsordning med det samme eller afvente betaling af det fulde beløb den efterfølgende måned. Uanset hvad du vælger, skal du minde kunden om, at du forventer, de holder deres aftale om at betale dig, og at du løbende vil følge op.
|
|
6. |
Personen, som skal godkende betalingen, er ikke tilgængelig / Der er ikke nogen til at behandle betalingen. |
|
Det er sikkert en undskyldning, du typisk har hørt i sommerferieperioden og i forbindelse med helligdage. Du kan spørge om, hvornår personen kommer tilbage, og derefter ringe til vedkommende for at drøfte fakturaen og aftale, hvordan I bedre kan håndtere betalinger fremadrettet. Du kan også spørge om, hvem der normalt tager sig af at udbetale lønninger eller betale el, vand og varme og derefter bede denne person om at betale den udestående faktura.
|
|
7. |
Fakturaen er allerede blevet betalt. |
|
Bed kunden om flere oplysninger om betalingen, herunder dokumentation for betalingen, betalingsdatoen og navnet på personen, som har godkendt betalingen. De er ikke i stand til at svare på spørgsmålene, hvis de ikke har betalt, hvis dette er tilfældet skal du i givet fald bede dem om at foretage bankoverførslen med det samme.
|
|
8. |
Vi har ikke modtaget varerne/tjenesterne / Varerne/tjenesterne levede ikke op til forventningerne. |
|
Det er vigtigt ikke at lade sig distrahere af uoverensstemmelser. Du skal afklare situationen og forhandle om en ordning med kunden og derefter bede vedkommende om at bekræfte vilkårene skriftligt så du har dokumentationen i orden, og det bliver vanskeligere for dem at ændre forklaring undervejs.
|
|
9. |
Vi har likviditetsproblemer / Vi er insolvente. |
|
Forhandl en realistisk betalingsordning med kunden, herunder øjeblikkelig betaling af mindst et afdrag for at vise de er villige til at betale. Detaljerne omkring ordningen bør indgå i en formel kontrakt, som underskrives af dig såvel som af debitor. Det er med til at sikre, at debitor lever op til sine forpligtelser og overholder betalingsordningen. |
Hvis du allerede har gjort dette og stadig ikke har modtaget betaling, kan du overveje at få ekstern hjælp.
Et professionelt inkassobureau med stor erfaring og de rigtige strategier til at inddrive dit udestående, kan anvendes til at få dine kunder til at betale, samtidig med at det muliggør at du kan bevare dine gode forretningsforbindelser og et positivt forhold til dine kunder.
Hos Atradius Collections tilbyder vi en effektiv og brugervenlig online platform som du kan bruge til:
- At få af vide med det samme, hvad det koster at inddrive dine udestående fakturaer. Få et uforpligtende tilbud her.
- At se opdateringer og status på alle dine aktive sager
- At få betaling, så snart dine kunder betaler deres udestående fakturaer
Du vil formentlig høre alle mulige slags undskyldninger, når du påminder dine kunder om manglende betaling. Et inkassobureau kan sikre dig en effektiv inddrivelse øge dine chancer for at opnå betaling.
Du har arbejdet hårdt på at udarbejde gode og tydelige fakturaer. Lad vores eksperter om at opkræve dem for dig.
