Zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehungen sind sowohl Diplomatie als auch ein gutes Debitorenmanagement erforderlich. |
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Noch immer empfinden einige Unternehmen den Einzug offener Forderungen als Konflikt zwischen einem gestörten Cashflow und der guten Kundenbeziehung.
Jedoch steht vor allem Ihr Geld auf dem Spiel. Zögern Sie nicht mit dem Forderungseinzug, da die Auswirkungen offener Forderungen sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken können und zudem die Kundenbeziehung belasten.
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Offene Rechnungen von Ihrem Kunden einzuforden ist in Ordnung, solange Sie sachlich bleiben, eine effektive Komunikation aufbauen und folgende Fehler vermeiden. |
1. Zu lange warten, bevor Sie mit Ihren Kunden über unbezahlte Rechnungen sprechen |
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Zeit ist beim Inkasso - ohne Zweifel - der entscheidende Faktor. Unserer Erfahrung nach ist es umso schwieriger Rechnungen einzuziehen, je älter diese sind und umso unwahrscheinlicher ist es, die Rechnungen überhaupt noch bezahlt zu bekommen.
Zudem zahlen viele Unternehmen ihre Rechnungen prinzipiell erst, nachdem Sie dazu aufgefordert werden. Sie spekulieren darauf, dass sich ihre Lieferanten nicht um offene Zahlungen bemühen. Nur so passiert es, dass Lieferanten, die Ihre Kunden an die Zahlung erinnern, verspätet, und Lieferanten, die nichts unternehmen, gar nicht zahlen.
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Daher müssen Sie sich mit Ihren Kunden direkt in Verbindung setzen, wenn Zahlungsverzug entstanden ist.
Zögern Sie nicht, Ihre Kunden zur Einhaltung ihrer Verpflichtungen aufzufordern.
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2. Fehlende Vorbereitung auf den Umgang mit Ihren Kunden |
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Ihren Kunden ist möglicherweise nicht bewusst, dass die Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Da Sie es sind, die Kontakt aufnehmen, sollten Sie vorbereitet sein und ggf. Lösungen für die nun zügige Zahlung vorschlagen.
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Bevor Sie Kontakt mit Ihrem Kunden aufnehmen, sollten Sie Folgendes im Vorfeld prüfen: |
- Rechnungsnummern und die Fälligkeitsdaten. Sie können Ihren Kunden die Rechnungen erneut zuschicken, um zu vermeiden, dass Kunden sich damit herausreden, die Rechnung nicht erhalten, sie verloren oder vergessen zu haben.
- Die Zahlungshistorie des Kunden. Informieren Sie Neukunden direkt über Ihre Debitorenprozesse und ggf. über Ihre Kreditrichtlinien, damit der Kunde Ihren Standpunkt zu verspäteten Zahlungen kennt. Sollte Ihr Kunde zum ersten Mal verspätet zahlen, erfragen Sie die Gründe. Sollte Ihr Kunde jedoch schon mehrmals verspätet gezahlt haben, dann überprüfen Sie, wie die Forderungen in der Vergangenheit bezahlt wurden und ob sich das Zahlungverhalten mit der Zeit verändert hat.
- Ihre bisherigen Maßnahmen, um die Rechnungen bezahlt zu bekommen. Haben Sie zuvor bereits Kontakt mit dem Kunden aufgenommen? Wurde eine neue Vereinbarung getroffen? Hat der Kunde die Vereinbarung eingehalten? All Ihre Unternehmungen zum Forderungseinzug müssen die Maßnahmen und den von Ihnen gewünschten nächsten Schritt beinhalten. Nur so erzielen Sie bessere Ergebnisse und halten Ihre Kunden davon ab, diese Hinhaltetaktik erneut zu versuchen.
3. Nichtbeachtung von Zahlungsverzug |
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Ihr Kunde hat immer Gründe, Zahlungen zurückzuhalten. Sprechen Sie den Kunden offen an, um die Ursache der Nichtzahlung zu erfahren. Es ist wichtig, Ihrem Kunden zuzuhören, anstatt Mutmaßungen zu treffen.
Versuchen Sie durch Fragen folgende Dinge herauszufinden, um sicher zu gehen, dass Ihr Kunde Ihnen die wahren Gründe für den Zahlungsverzug nennt.
- Fragen zu kleineren Problemen, die schnell gelöst werden können. Zum Beispiel: Ist die Rechnung korrekt? Können Sie die von uns angebotenen Zahlungsmethoden nutzen? Haben Sie alle für die Zahlung nötigen Daten vorliegen?
- Fragen zu größeren Problemen mit Verhandlungsbedarf. Zum Beispiel: Sind Sie mit den gelieferten Waren oder Dienstleistungen zufrieden? Wann und wie können Sie die Zahlung vornehmen? Gibt es andere Probleme, die Sie daran hindern, die Zahlung zu veranlassen?
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Weitere Informationen: Fünf Aspekte für eine Zahlung überfälliger Rechnungen, die Verhandlungen erfordern |
4. Emotionales Verhalten zeigen oder Kundenemotionen nachgeben |
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Sowohl jemanden an eine Zahlung zu erinnern, als auch an eine Zahlung erinnert zu werden, kann ggf. Emotionen auslösen. Unter Umständen wird Ihr Cashflow negativ beeinflusst, dasselbe gilt möglicherweise aber auch für die Geschäfte Ihres Kunden. Auch wenn die Situation verzwickt ist, empfiehlt es sich doch, den Forderungseinzug in einem freundlichen, aber bestimmten und sachlichen Ton zu führen.
Wenn Ihr Kunde emotional wird, bleiben Sie ruhig und warten Sie, bis er sich beruhigt hat, bevor Sie das Gespräch fortsetzen. Sollte das nicht möglich sein, dann beenden Sie das Gespräch und teilen mit, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals anrufen. Beim Thema Forderungseinzug sachlich zu bleiben, führt in der Regel zu besseren Ergebnissen, als emotional zu werden.
5. Zahlungswilligkeit des Kunden dem Zufall überlassen |
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Oft hängt die Zahlungswilligkeit Ihrer Kunden von Ihrer Bereitschaft ab, die Forderungen einzuziehen. Alles, was Sie tun oder lassen, ist für den Kunden ein Hinweis darauf, wie Sie dazu stehen, Ihre Forderungen einzutreiben.
Sie sollten während des Forderungseinzuges klar und deutlich vermitteln, dass ein Zahlungsverzug inakzeptabel ist und dass Sie entschlossen sind, die Forderungen so schnell wie möglich einzutreiben.
- Bereiten Sie für jeden weiteren Schritt eine schriftliche Vereinbarung vor. Lassen Sie sich alles schriftlich von Ihrem Kunden bestätigen, sei es die Festlegung einer neuen Zahlungsfrist oder einer Ratenzahlung. Diese schriftlichen Vereinbarungen sind die Grundlage für alle Ihre späteren Schritte zum Forderungseinzug.
- Legen Sie stets Fristen fest. Wenn Sie den nächsten Schritt vereinbart haben, sollten Sie schriftlich festhalten, wann dieser stattfinden soll und wann Sie Ihn nachverfolgen werden. Dies lässt dem Kunden nur wenige Chancen, etwas hinauszuzögern.
- Nehmen Sie sofort Kontakt mit dem Kunden auf, wenn die Frist verstreicht oder wenn er sich nicht an eine Vereinbarung hält. Jeder Tag, den Sie warten, ist für Ihren Kunden ein weiterer Tag die Zahlung hinauszuzögern und ihn ggf. denken zu lassen, dass Ihnen das Thema nicht wichtig genug ist, um weitere Maßnahmen anzustoßen.
6. Keine definieren Maßnahmen für die nächsten Schritte |
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Selbst wenn Sie neue Zahlungsvereinbarungen mit Ihrem Kunden treffen, gibt es keine Garantie dafür, dass er diese einhält. Sie brauchen für jede mit dem Kunden getroffene Vereinbarung einen Plan B, damit dieser Sie nicht weiter hinhalten kann.
Sollte ein Kunde beispielsweise eine neue Zahlungsfrist verstreichen lassen, dann versuchen Sie eine Ratenzahlung mit ihm zu vereinbaren. Schalten Sie ein Inkassobüro ein, wenn der Kunden die Ratenzahlung nicht einhält, um mehr Druck auf ihn auszuüben.
Wenn Sie die weitere Vorgehensweise mit Ihrem Kunden besprechen, hängt dies sehr davon ab, an welcher Stelle im Forderungseinzug Sie sich gerade befinden. Sollten Sie gerade erst eine Vereinbarungen getroffen haben, macht es keinen Sinn schon über weitere Schritte zu sprechen. Sollte Ihr Kunde jedoch mehrere Vereinbarugen nicht eingehalten haben, sollten Sie ihm deutlich die nächsten Maßnahmen mitteilen um ihm zu zeigen, dass Sie es mit dem Forderungseinzug ernst meinen. Berücksichtigen Sie aber immer, dass Sie Ihre definierten Maßnahmen unter Umständen auch umsetzen müssen, damit der Kunde Sie ernst nimmt.
7. Das Versäumnis, ein Inkassobüro einzuschalten |
Die Beitreibung von Forderungen nimmt oft viel Zeit in Anspruch, unterschätzen Sie daher nie den zeitlichen Aufwand, die Kompetenz und Disziplin, die erforderlich sind, um überfälllige Rechnungen erfolgreich einzuziehen und dabei Ihre gute Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten.
Wenn der Forderungseinzug Ihrer Rechnungen für Sie zu zeitaufwändig ist, Sie nicht genügend Ressourcen zur Verfügung haben, oder Ihre Bemühungen nicht zu einer Zahlung geführt haben, sollten Sie externe Unterstützung in Anspruch nehmen.
Ein erfahrener und professioneller Inkassodienst kann Ihre Kunden mit den richtigen Methoden zur Zahlung bewegen und dafür sorgen, sorgen, das Ihre gute Geschäftsbeziehung erhalten bleibt.
Atradius Collections bietet einen Onlinedienst mit folgenden Möglichkeiten:
- Sie erfahren sofort welche Kosten auf Sie zukommen, um Ihre Forderungen einziehen zu lassen. Hier können Sie ein kostenloses Angebot anfordern.
- Ein globales Expertenteam unterstützt Sie
- Sie können in Echtzeit verfolgen, wie weit Ihre Inkassoakten fortgeschritten sind.
Die Beauftragung eines Inkassobüros wirkt sich nicht nur positiv auf Ihren Cashflow aus, sondern erspart Ihnen auch aufregende und schwierige Situationen, in denen Sie die Schulden Ihrer Kunden eintreiben müssen. Sie benötigen Unterstützung bei der Bearbeitung Ihrer Forderungen, um im Geschäft zu bleiben und für weiterhin gute Beziehungen zu Ihren Kunden zu sorgen.
