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Tipps bei Zahlungsverzug:  Vier Maßnahmen, die Sie umsetzen sollten

Je früher Sie ausstehende Rechnungen nachverfolgen, desto größer die Chance, dass sie beglichen werden.

Vielleicht wundern Sie sich, warum Sie noch keine Zahlungen von Ihren Kunden erhalten haben. Ist die Rechnung nicht angekommen? Hat Ihr Kunde Liquiditätsschwierigkeiten?
 

Ihr Unternehmen verliert Geld, wenn Sie weiter einfach nur abwarten.

Viele Zahlungsverzüge können Ihren Cash-Flow so beeinflussen, dass Sie Ihre eigenen Lieferanten oder Mitarbeiter nicht mehr bezahlen können.

Ausstehende Rechnungen sind ein schwerwiegendes Thema und erfordern sofortiges Handeln, egal, ob es sich um neue oder langjährige Kunden handelt.

Im Folgenden finden Sie vier Schritte, mit denen Sie auf effektive Weise auf Zahlungsverzögerungen reagieren können.

1. Prüfen Sie Ihre Rechnungen
 
Prüfen Sie zunächst kurz, ob das Problem auf Ihrer Seite besteht, bevor Sie Vermutungen über die Zahlungspraktiken Ihrer Kunden anstellen.
Sobald eine Rechnung fällig wird, können Sie Folgendes prüfen.

Zahlungsbedingungen
  • Gibt es spezielle Fristen zur Verlängerung des Fälligkeitsdatums der Rechnung?
Rechnung
  • Stimmt das angegebene Fälligkeitsdatum?
Kommunikation
  • Ist Ihr Kunde unzufrieden mit Ihren Waren oder Dienstleistungen?
  • Hat sich Ihr Kunde über irgendetwas in der Rechnung beschwert?
  • Hatte Ihr Kunde Schwierigkeiten mit den von Ihnen angebotenen Zahlungsmethoden?
     

Hinweis: Sollte die Rechnung tatsächlich nicht korrekt sein und Sie haben dies nicht vollständig korrigiert, dann klären Sie zunächst alle Unstimmigkeiten, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen.

2. Senden Sie eine Mahnung
 
Wenn Ihre Rechnung korrekt ist und Sie keine Zahlung erhalten haben, senden Sie Ihrem Kunden umgehend eine freundliche Mahnung.

Ihr Kunde erhält hierdurch die Möglichkeit, die Rechnung zu bezahlen (wenn er es vergessen hat) oder ev. zu reklamieren. (falls noch nicht geschehen).
 

Ihre freundliche Mahnung sollte Folgendes beinhalten:

  • eine eindeutige Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum
  • die Information, dass Sie bisher keine Zahlung erhalten haben
  • eine neue Zahlungsfrist
  • Nachfrage, ob der Kunde Beanstandungen zur Rechnung oder den gelieferten bzw. bereitgestellten Waren/Dienstleistungen hat oder ob er Hilfe benötigt bezüglich der von Ihnen angebotenen Zahlungsmethoden
  • Eine Rechnungskopie als Anhang, auch wenn Ihr Kunde diese bereits hat. So vermeiden Sie, dass Ihr Kunde sich damit entschuldigt, die Rechnung nicht erhalten, verloren oder vergessen zu haben.

Hinweis: Der allgemeine Ton Ihrer Mahnung sollte freundlich, aber unnachgiebig und sachlich sein.
Eine freundliche Erinnerung kann Ihrem Kunden den Anstoß geben, den er benötigt, um Ihre Rechnung zu begleichen. Oder Sie finden heraus, welche Gründe hinter dem Zahlungsverzug stecken.

Wenn Sie dann immer noch nichts von Ihrem Kunden hören, ist es Zeit, zum nächsten Schritt überzugehen.
 
 

3. Rufen Sie an
Einen Kunden per Telefon zur Zahlung aufzufordern, fällt nicht jedem leicht. Wenn Ihr Kunde nichts von sich hören lässt, nachdem er eine freundliche Erinnerung erhalten hat, ist dies jedoch die beste Möglichkeit.

Folgendes sollten Sie dabei berücksichtigen, wenn Sie in einem Telefongespräch um eine Zahlung bitten.
 

Dies sollten Sie vermeiden
  • Stellen Sie keine Vermutungen an. Dass Ihr Kunde noch nicht gezahlt hat, kann viele Gründe haben. Hören Sie sich also an, was er zu sagen hat.
  • Lassen Sie Emotionen außen vor. In einigen Punkten werden Sie sicher anderer Meinung sein als Ihr Kunde. Oft führt es aber zu besseren Ergebnissen, wenn man sachlich und unnachgiebig bleibt.
  • Beenden Sie das Gespräch nicht ohne einen konkreten Verbleib. Bringen Sie Ihren Kunden dazu, einen nächsten Schritt zu vereinbaren, etwa die Festlegung einer neuen Zahlungsfrist oder einer Ratenzahlung.

Tipps zur Vorgehensweise
  • Bereiten Sie sich vor. Halten Sie alle Daten der ausstehenden Rechnung und die Zahlungsbedingungen bereit.
  • Bestehen Sie darauf, dass Ihr Kunde die Rechnung so bald wie möglich bezahlt. Lassen Sie den Kunden zunächst selbst vorschlagen, wie er dies umsetzen möchte
  • Legen Sie stets Fristen fest. Wenn Sie den nächsten Schritt vereinbart haben, stellen Sie klar heraus, wann dieser erfolgt und wann dem nachgegangen wird.
  • Sie benötigen einen Plan B. Teilen Sie Ihrem Kunden mit, wie Sie vorgehen werden, wenn er sich nicht an die Vereinbarung hält. Sie könnten etwa einen Inkassodienst beauftragen, der die ausstehende Rechnung eintreibt. Berücksichtigen Sie, dass Sie Ihren Plan B gegebenenfalls ausführen müssen, damit Ihr Kunde Sie ernst nimmt.
 

Es ist wichtig, in dem Gespräch eine Lösung zu finden.

 

Wenn sich Ihr Kunde in einer schwierigen finanziellen Lage befindet, benötigt er unter Umständen etwas Spielraum, um ausstehende Rechnungen zu begleichen (z. B. eine Verlängerung des Fälligkeitsdatums, einen Ratenplan).

Sie können mit Ihrem Kunden unterschiedliche Vereinbarungen treffen, sollten aber immer alle angekündigten Schritte einhalten.

4. Senden Sie im Anschluss eine Zusammenfassung
 
Eine mündliche Vereinbarung zu treffen, ist das Eine - die Einhaltung das Andere. Die Mitteilunen oder ggf. Zahlungszusagen Ihrer Kunden aufzuschreiben, ist eine gute Methode, um sie dazu zu bewegen, das Vereinbarte auch einzuhalten.
 
Notieren Sie während des Gesprächs, was Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren:
  • Welchen nächsten Schritt plant Ihr Kunde, um die ausstehende Rechnung zu bezahlen?
  • Welchen nächsten Schritt planen Sie gegebenenfalls, um Ihrem Kunden zu helfen?
  • Wann sollen diese Schritte erfolgen?
  • Wann gehen Sie dem nach, um sicherzustellen, dass die Schritte umgesetzt werden?
  • Was würden Sie tun, wenn Ihr Kunde die Vereinbarung zurücknimmt?
Schicken Sie Ihre Aufzeichnungen nach dem Gespräch an Ihren Kunden. Sie können ihn auch darum bitten, Ihre Notizen zu bestätigen.
Durch die schriftliche Bestätigung haben Sie einen Nachweis und einen Bezugspunkt für künftige Gespräche, falls Ihr Kunde sich nicht an die Vereinbarung hält.

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Oftmals sind diese vier Schritte nur der Anfang eines langen Prozesses.

Möglicherweise ignoriert Ihr Kunde Ihre Kontaktversuche oder weicht Ihnen aus. Nach einem Gespräch mit Ihnen verweigert er die Zahlung unter Umständen immer noch.
 
Wenn die Begleichung Ihrer offenen Rechnungen zu zeitaufwändig ist oder wenn Ihre Bemühungen nicht zu einer Zahlung führen, überlegen Sie, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen.
 
Ein erfahrener und professioneller Inkassodienst kann Ihre Kunden mit den richtigen Methoden zur Zahlung bewegen und dafür sorgen, dass Ihre guten Kundenbeziehungen erhalten bleiben.
 
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