Neben Planung und Vorbereitung benötigen Sie definierte Prozesse, wie z.B. Rechnungsstellung, ggf.Korrektur und Nachverfolgung, Einsatz von Inkassodiensten - so verschwenden Sie keine wertvolle Zeit... |
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Um eine Zahlung zu erhalten, müssen Sie mehr tun, als einfach nur Ihre Waren oder Dienstleistungen zu liefern bzw. bereitzustellen.
Wenn Sie Ihre Debitorenprozesse gut strukturiert haben, sparen Sie nicht nur Zeit. Sie sichern damit Ihren Cashflow und haben so Ihre Liquidität unter Kontrolle.
Folgende Tipps für wirksame Prozesse beim Forderungseinzug können Sie sofort umsetzen.
Folgende fünf Tipps für wirksame Prozesse beim Forderungseinzug können Sie sofort umsetzen.
1. Legen Sie eindeutige Zahlungsbedingungen fest |
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Warten Sie nicht, bis es zu Problemen mit Rechnungen, Zahlungsstreitigkeiten oder Zahlungsverzügen kommt. Legen Sie schon bei Vertragsabschluss mit Ihrem Kunden eindeutige Zahlungsbedingungen fest, um dies zu verhindern.
Die Zahlungsbedingungen sollten generell Bestandteil Ihrer allgemeinen Geschäftsbedingungen sein. Natürlich können Sie – je nach Auftragsvolumen – auch individuelle Zahlungsbedingen mit Ihrem Kunden vereinbaren.
Die Zahlungsbedingungen enthalten in der Regel Folgendes:
- Den Rechnungsbetrag für die Waren oder Dienstleistungen, die Sie geliefert bzw. bereitgestellt haben
- Das Datum der Rechnungsstellung an Ihren Kunden
- Das Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Die Zahlungsmethode(n), die Ihr Kunde verwenden kann
Zudem sollten die Anreize bei pünktlicher (ev. vorzeitiger) Zahlung und negativen Auswirkungen bei verspäteter Zahlung aufgeführt werden
- Die Folgen eines Zahlungsverzuges (z.B. Verzugsgebühren, Berechnung von Zinsen)
- Eine interne Credit-Policy, in welcher definiert wird, welche Maßnahmen bei Zahlungsverzug umgesetzt werden. (etwa Aussetzung der Lieferung oder Vorkasse)
- Belohnungen für vorzeitige Zahlungen (z. B. Preisnachlässe)
Alles muss klar definiert sein. Lassen Sie keinen Raum für Mutmaßungen.
Nach der Verhandlung sollten Sie mit Ihrem Kunden alle vereinbarten Dinge, u.A. die Zahlungsbedingungen schriftlich dokumentieren und abzeichnen, bevor Sie Geschäfte tätigen.
Sollte Ihr Kunde die Bedingungen nicht einhalten, verfügen Sie über ein rechtsverbindliches Dokument zu Ihren Gunsten.
2. Führen Sie korrekte Dokumentationen |
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Mit zunehmender Anzahl von Kunden müssen Sie mehr Kundendaten verwalten.
Wenn Sie diese Aufzeichnungen nicht korrekt strukturieren und aktualisieren, verlieren Sie den Überblick darüber, was vereinbart wurde und was/wann gezahlt werden muss.
Die Aufzeichnung Ihrer jeweiligen Kundendaten sollte Folgendes umfassen:
- Alle Verträge mit dem Kunden
- Alle Aufträge des Kunden
- Die Zeit, die Sie mit der Ausführung der Aufträge des Kunden verbracht haben
- Die Ressourcen, die Sie für die Aufträge des Kunden verwendet haben (u.a. Personalkosten)
- Alle Dokumente, die bestätigen, dass Ihre Waren oder Dienstleistungen geliefert bzw. bereitgestellt wurden
- Alle Rechnungen, die an den Kunden gesendet wurden, das gilt für alle Rechnungen – bereits gezahlte, aber auch noch offene Rechnungen
- Den Zeitpunkt, an dem der Kunde die einzelnen Rechnungen begleichen muss
- Sämtliche Kommunikation mit dem Kunden im Zusammenhang mit Zahlungen (z. B. Mahnungen, Vereinbarungen)
Das klingt nach viel Arbeit, trotzdem sollten Sie jeden Schritt dokumentieren. Buchaltungssoftware wie z.B. FreshBooks, Quickbooks oder Xero kann Sie dabei unterstützen.
Speichern Sie alle Aufzeichnungen, Dokumente, Kundendaten an einem zentralen Ort. Sollte etwas fehlen oder korrigiert werden müssen, haben Sie direkt den Überblick
3. Bieten Sie gängige Zahlungsmethoden an |
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Sehr wahrscheinlich haben Sie und Ihre Kunden eine bevorzugte Zahlungsmethode. Die Parteien müssen die Zahlungsmethode wählen, die für beide am einfachsten ist.
Wenn den Kunden die Zahlung erleichtert wird, können sie schnell zahlen und haben weniger Ausreden für einen Zahlungsverzug.
Je einfacher der Erhalt und die Verfolgung von Zahlungen ist, umso weniger Zeit müssen Sie mit warten und überprüfen von Zahlungsvorgängen verbringen.
Folgende Zahlungsmethoden sind gebräuchlich:
- Kreditkarten
- Debitkarten
- Lastschriftverfahren
- Banküberweisungen
Tipp: Sie sollten sich für elektronische Zahlungen entscheiden. Viele Online-Zahlungsdienste verkürzen und vereinfachen den Zahlungsvorgang für Ihre Kunden. Auf diese Weise können Sie auch leicht den Ursprung der Zahlungen verfolgen.
4. Zeitnahe und korrekte Rechnung |
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Um rechnungsbedingte Zahlungsverzögerungen zu verringern, müssen Sie bei jeder Rechnung Folgendes gewährleisten:
- Sie muss die besonderen Anforderungen des Kunden erfüllen. Jeder Kunde ist anders, deshalb müssen Sie im Vorfeld Folgendes prüfen:
- Muss die Rechnung zusätzliche Informationen enthalten? (z.B. eine Referenz oder PO-Nummer)
- Wie will der Kunde die Rechnung erhalten? (per Post oder elektronisch)
Generell gilt: Klären Sie alle Rechnungsanforderungen im Vorfeldl!
- Prüfen Sie folgende Punkte:
- Sind Name und Anschrift des Kunden korrekt?
- Sind die Waren oder Dienstleistungen richtig aufgeführt?
- Ist der Rechnungsbetrag korrekt?
- Stimmt das angegebene Fälligkeitsdatum?
- Dies beinhaltet die vereinbarten Zahlungsbedingungen sowie gegebenenfalls positive Anreize für vorzeitige Zahlungen und negative Auswirkungen für verspätete Zahlungen.
- Der Rechnungsversand erfolgt pünktlich. Der Kunde zahlt erst, nachdem er die Rechnung erhalten hat. Wenn diesbezüglich keine speziellen Vereinbarungen getroffen wurden, können Sie die Rechnung sofort versenden, nachdem Sie die Waren oder Dienstleistungen geliefert bzw. bereitgestellt haben.
5. Nutzen Sie Online-Inkassodienste |
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Wenn sie all diese Tipps berücksichtigen, können Sie einen Großteil Ihrer ausstehenden Rechnungen reduzieren, aber sicher nicht alle. Es wird immer Kunden geben, die zu spät oder überhaupt nicht zahlen.
In diesem Fall müssen Sie sich mit dem Kunden in Verbindung setzen und herausfinden, warum die Rechnung nicht beglichen wurde. Von der Vertragsunterzeichnung bis zur Fälligkeit der Rechnung kann viel passieren.
Nehmen Sie externe Unterstützung in Anspruch, wenn Ihnen dies zu zeitaufwändig ist oder wenn Ihre Bemühungen nicht zu einer Zahlung führen.
Ein erfahrener und professioneller Inkassodienst kann Ihre Kunden mit den richtigen Methoden zur Zahlung bewegen und dafür sorgen, dass Ihre guten Geschäfsbeziehungen erhalten bleiben.
Atradius Collections bietet einen Onlinedienst mit folgenden Möglichkeiten:
- Sie erfahren sofort welche Kosten auf Sie zukommen, um Ihre Forderungen einziehen zu lassen. Hier können Sie ein kostenloses Angebot anfordern.
- Sie können in Echtzeit verfolgen, wie weit Ihre Inkassos fortgeschritten sind.
- Sobald wir Ihre ausstehenden Rechnungen eingezogen haben, erhalten Sie das Geld zurück
Für die Rentabilität von Unternehmen ist Effizienz von entscheidender Bedeutung. Verwalten Sie Ihre Forderungen und Rechnungen im Rahmen Ihrer Möglichkeiten. Bei allem, was darüber hinausgeht, helfen wir Ihnen. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Geschäft.
