Man behöver både vara diplomatisk och expert på indrivningar för att bibehålla goda affärsrelationer. |
|
Att be kunderna betala vad de är skyldiga är fullkomligt rimligt om man bara visar taktkänsla, kommunicerar effektivt och inte gör följande misstag. |
1. Vänta för länge innan du talar med kunderna om deras skulder |
Det är anledningen till att du bör kontakta kunderna direkt när betalningen uteblir.
Du får inte tveka att begära att de ska fullgöra sina åligganden.
|
2. Inte förbereda dig på kontakter med kunderna |
Du bör ta fram minst en av sakerna nedan innan du kontaktar en enskild kund; |
-
De obetalda fakturornas unika nummer och förfallodatum. Du kan e-posta fakturorna till kunden igen för att förhindra ursäkter som att kunden inte har fått, tappat bort eller glömt dem.
-
Kundens betalningshistorik. Om det är en ny kund ska du informera om din kreditpolicy och indrivningar om du inte redan har gjort det så att de vet hur du ser på sena betalningar. Om det är första gången betalningen är försenad bör du ta reda på vad som orsakade förändringen så att du kan rätta till det. Om kunden har betalat sent flera gånger ska du kontrollera hur de tidigare skulderna betalades och om kundens betalningspraxis har förändrat sig med tiden.
-
Dina indrivningsförsök hittills. Har du kontaktat kunden tidigare? Har ni kommit överens om något nytt? Har kunden hållit sin del av avtalet? Alla indrivningsförsök måste återspegla vad som har gjorts och vad du vill ska bli nästa steg. Det hjälper dig inte bara att komma vidare utan kan även avskräcka kunden från att använda samma förhalningstaktik igen.
3. Ignorera anledningen till sena betalningar |
Se till att kunderna berättar den verkliga anledningen till att de betalar sent genom att ställa två typer av frågor;
-
Frågor om mindre problem som går att lösa snabbt. Exempel: Är fakturan korrekt? Kan ni använda de betalningsmetoder vi erbjuder? Har ni all information ni behöver för att betala oss?
-
Frågor om stora problem som kräver förhandling. Exempel: Är ni nöjda med varorna eller tjänsterna? När och hur vill ni betala? Finns det några andra problem som gör att ni inte kan betala oss?
Det är viktigt att lyssna på kunderna i stället för att förutsätta saker om dem. |
4. Bli upprörd eller falla till föga för kundernas känslor |
5. Låta slumpen avgöra kundernas åtaganden |
Under hela indrivningsprocessen måste du klargöra att sena betalningar är oacceptabla och att du är fast bestämd att få skulden reglerad så snabbt som möjligt.
-
Upprätta ett skriftligt avtal om allt som ska ske härnäst. Oavsett om det gäller en ny tidsfrist eller en avbetalningsplan ska kunden bekräfta allt skriftligt. Dessa skriftliga avtal utgör grunden till all senare indrivningsverksamhet.
-
Ange tidsfrister för allt. När ni har kommit överens om vad nästa steg är bör du skriva ned när det ska inträffa och när en uppföljning ska ske. Det ger kunderna mindre möjlighet att förhala.
-
Kontakta kunderna så fort tidsfristen är ute eller de bryter mot något avtal. Gör du inte det är varje dag du väntar ännu en dag då kunden slipper betala dig och kan tänka att du inte bryr dig om det.
6. Inte planera framåt |
7. Inte anlita inkassoföretag |
Med Atradius Collections kan du använda onlinetjänsten för att:
-
Direkt ta reda på hur mycket det kostar att driva in obetalda fakturor. Här kan du få en kostnadsfri offert
-
Låta ett team med professionella indrivare runtom i världen hjälpa dig
-
Se uppdateringar i realtid om hur indrivningen går
Det är inte bara kassaflödet som förbättras av att du anlitar ett inkassoföretag. Du slipper även de flesta av de bekymmersamma och svåra ögonblicken som uppstår då du driver in skulder från kunderna. Det är den förstärkning av kundfordringar du behöver för att driva företaget vidare och ger sunda relationer till kunderna.