Du undrar kanske varför dina kunder inte har betalat dig.Har de missat fakturorna? Har de inte tillräckligt med pengar? |
|
Om du bara väntar och ser åderlåter du ditt eget företag på pengar.
Många sena betalningar kan störa kassaflödet så mycket att du inte kan betala dina egna leverantörer eller din personal.
Oavsett om utestående fakturor gäller nya eller gamla kunder är det ett allvarligt problem som kräver omedelbara insatser.
Här är fyra åtgärder som du kan vidta för att ta itu med sena betalningar på ett effektivt sätt. |
|
1. Dubbelkolla faktureringen |
|
Innan du gör antaganden om kundernas betalningspraxis måste du kolla om problemet har med dig att göra.
Du kan kolla det nedanstående så fort en faktura inte har betalats i tid.
-
Betalningsvillkor
- Finns det några specialvillkor som kan ha förlängt fakturans förfallodatum?
-
Faktura
- Anges förfallodatumet korrekt?
-
Kommunikation
- Är kunden inte nöjd med varorna eller tjänsterna?
- Har kunden klagat på något som rör fakturan?
- Har kunden problem med betalningsmetoderna som du har angett?
|
Om det är något problem med faktureringen och du inte har löst det måste du ta itu med det innan du går vidare. |
2. Skicka en påminnelse |
|
Om fakturan är korrekt och du inte har fått betalt ska du genast skicka kunden en vänlig påminnelse.
Det ger kunden chansen att betala fakturan (om de har glömt det) eller att ta upp problem (om de inte har gjort det tidigare).
I den vänliga påminnelsen är det nödvändigt att:
- Nämna den obetalda fakturans nummer och förfallodatum
- Säga att du inte har fått betalt
- Fråga när du kan räkna med att få betalt
- Fråga om kunden undrar något som rör fakturan eller varorna och tjänsterna som har levererats, eller om kunden behöver hjälp med de angivna betalningsmetoderna
- Fråga om det finns några andra skäl till att kunden inte har betalat
- Bifoga den obetalda fakturan även om kunden redan har den. Gör det för att förhindra ursäkter som att kunden inte har fått fakturan, tappat bort den eller glömt den.
Försök vara vänlig men orubblig och saklig i påminnelsen.
Ibland kan en vänlig påminnelse ge kunden anledning att betala dig. Eller så kan du få reda på orsakerna till den uteblivna betalningen.
|
|
Men om du ändå inte hör av kunden är det dags att ta nästa steg. |
3. Ring |
|
Det är inte alla som är bekväma med att ringa och be kunden att betala. Men det är det bästa du kan göra om kunden inte svarar efter att ha fått en vänlig påminnelse.
Här är några saker du bör och inte bör göra när du ber att få betalt per telefon.
|
Gör inte detta |
- Förutsätt inget. Det kan finnas många orsaker till att kunden inte har betalat. Lyssna på vad kunden säger.
- Bli inte upprörd. Kanske håller du inte alls med kunden om vissa saker. Men att förbli lugn och bestämd ger ofta bättre resultat.
- Lägg inte på tomhänt. Få kunden att komma överens med dig om vad som ska hända härnäst, oavsett om det gäller en ny tidsfrist eller en avbetalningsplan.
|
Gör detta |
- Förbered dig. Ha all information om den obetalda fakturan och dess betalningsvillkor till hands.
- Insistera på att kunden betalar fakturan så fort det går. Låt kunden föreslå hur det ska gå till.
- Bestäm tidsfrister för allt. När ni har kommit överens om vad nästa steg är måste du klargöra när det ska inträffa och när en uppföljning ska ske.
- Ha en reservplan. Berätta för kunden vad du gör om kunden bryter mot överenskommelsen. Du skulle till exempel kunna anlita ett inkassoföretag för att driva in den utestående fakturan. Tänk på att du måste genomdriva reservplanen ifall det behövs, så att kunden tar situationen på allvar.
|
|
Det är viktigt att hitta lösningar under samtalet. Om kunden har ekonomiska problem kan du behöva ge kunden lite andrum att betala den utestående fakturan (t.ex. ett förfallodatum längre fram eller en avbetalningsplan). Överenskommelsen med kunden kan variera, men se alltid till att vidta nästa steg. |
4. Skicka uppföljningsbrev |
|
Det är en sak att komma fram till ett muntligt avtal och en annan att hålla sig till det. Ett bra sätt att motivera kunden att hålla sitt löfte är att skriva ned det.
För anteckningar under samtalet om vad du och kunden har pratat om, och särskilt detta:
- Vad ska kunden göra härnäst för att betala den utestående fakturan?
- Vad ska du göra härnäst för att hjälpa kunden, om det behövs?
- När ska dessa åtgärder ha vidtagits?
- När kommer du att följa upp för att se till att åtgärderna har vidtagits?
- Vad gör du om kunden inte gör vad ni har kommit överens om?
|
|
Skicka anteckningarna till kunden efter samtalet. Du skulle kunna be kunden att bekräfta den antecknade överenskommelsen.
Genom att ha avtalet nedskrivet har du något att luta dig mot och en referens för kommande samtal om kunden inte fullgör sin del av överenskommelsen.
|
I många fall är dessa fyra steg bara början på en lång process.
Kunden kanske ignorerar dig eller undviker dina kontaktförsök.
Kunden kan vägra att betala även efter att ha pratat med dig.
Om det tar för mycket tid att kräva in obetalda fakturor, eller om dina försök inte har lett till att du har fått betalt, kan du be om hjälp utifrån.
Ett erfaret och professionellt inkassoföretag med rätt metoder kan övertyga dina kunder om att betala och samtidigt bibehålla er affärsrelation.
Med Atradius Collections kan du använda onlinetjänsten för att:
- Direkt ta reda på hur mycket det kostar att driva in obetalda fakturor (Här kan du få en kostnadsfri offert.)
- Se uppdateringar i realtid om hur indrivningen går
- Få betalt så fort kunderna betalar sina utestående fakturor.
