Många företag underskattar den skada dåliga fakturor kan orsaka.Oklarheter kan leda till sena betalningar. Missförstånd kan ge upphov till tvister. |
|
Den här typen av problem ska du undvika, så att de inte hamnar i vägen för dina surt förvärvade intäkter.
Gör dina fakturor så tydliga så att kunderna har allt vad de behöver och vet exakt vad de ska göra, utan minsta tvekan.
För det första behöver du alla grunduppgifter.
1. Kundens kontaktuppgifter |
|
Namnet på kundens företag
- Fråga kunden om deras firmanamn skiljer sig från det du kallar dem
Adressen till kundens företag
- Hör med kunden om du ska skicka fakturan till huvudkontoret istället för det lokala kontoret eller omvänt
2. Ditt företags uppgifter |
|
- Namnet på ditt företag
- Adressen till ditt företag
- Ditt företags logotyp
- Alla sifferuppgifter som krävs i det land där du bedriver verksamhet (t.ex. handelsregisternummer, momsregistreringsnummer, varu- och tjänstskattenummer (GST), arbetsgivarnummer (EIN)).
Sedan behöver du ha koll på de nödvändiga uppgifterna.
3. Fakturauppgifterna |
|
Det unika fakturanumret
- Framhäv denna siffra med fetstil eller större teckenstorlek. Om kunden behöver numret bör det gå att hitta inom ett par sekunder.
Datumet då du utfärdar fakturan
• Varorna eller tjänsterna du har levererat till kunden
- Ha beskrivningar eller en skiss av varorna eller tjänsterna i en lista. Det underlättar för kunden att se vad betalningen gäller.
- Om varorna eller tjänsterna omfattar mindre delar ska varje del beskrivas (t.ex. antal, pris, leveransdatum), så att kunden kan göra en kontroll om de vill det.
Om du redan har lämnat en offert till kunden ska fakturan stämma överens med den.
- Använd samma formuleringar på fakturan som i offerten för att undvika feltolkningar
- Ange varorna eller tjänsterna på fakturan som i offerten
- Inkludera alla uppkomna kostnader som inte fanns med i offerten. Om du inte har informerat kunden om dessa kostnader måste du förklara det på fakturan för att undvika tvister.
4. Betalningsuppgifter |
|
Eventuella rabatter som du och kunden har kommit överens om
Eventuella skatter som du måste debitera, med procentsatser och belopp
Det totala beloppet och valutan i vilken kunden ska betala
- Framhäv denna siffra med fetstil eller större teckenstorlek. Gör den så tydlig du kan.
Betalningsmetoden som kunden ska använda
- Ange företagets kontonamn och kontonummer om betalningen sker genom banköverföring.
- Ange en länk till en plats där kunden kan betala direkt om betalningen sker med kreditkort.
Betalningsanvisningen i aktuella fall
- Ange klart och tydligt om kunden vid betalningen ska ange fakturans unika nummer eller sitt kundnummer
Fakturans förfallodatum
- o Skriv datumet bredvid betalningsvillkoren för att undvika felberäkningar. Om du t.ex. utfärdar en faktura den 1 januari och betalningsvillkoret är ”Betalning 30 dagar efter fakturadatumet” bör du som förfallodatum ange den 31 januari” bredvid ”Betalning 30 dagar efter fakturadatumet”.
- Framhäv förfallodatumet med fetstil eller större teckenstorlek. Gör det så tydligt du kan.
5. Kundens behov |
|
Ibland kan kunden begära att extra information (t.ex. inköpsordernummer eller referensnummer) läggs till på fakturan. Se till att det finns utrymme för denna information och att kunden lätt kan hitta den.
6. Betalningsvillkor |
|
Om du och kunden har kommit överens om vissa betalningsvillkor, i synnerhet incitament att betala snabbt och avgifter vid sen betalning, är det bra att nämna det på fakturan.
Extra tips
Utöver de sex sakerna ovan är här tre extra tips som handlar om att utforma och leverera fakturor.
1. Ha den viktigaste informationen på en sida
Om du har för mycket information på en faktura bör du ha de viktigaste sakerna på den första sidan (d.v.s. ditt företags uppgifter, kundens kontaktuppgifter och betalningsuppgifter) och bifoga resten som en bilaga.
Detta är bättre än att förkorta fakturan. Annars återkommer kunden kanske med frågor.
2. Använd pdf-formatet om du mejlar
Om du mejlar fakturan ska du konvertera den till pdf-format för att undvika bedrägerier eller oavsiktliga ändringar när kunden behandlar fakturan.
3. Gör fakturan lätt att hitta
Ange fakturanumret i filnamnet och i mejlets ämnesrad. Då blir det lätt för dig och kunden att söka efter fakturan i era överfulla inkorgar.
Det första steget mot att få betalt är att hantera fakturorna korrekt. Om kunderna ändå inte betalar är nästa steg att följa upp och be dem att betala.
Om du redan har gjort det och ändå inte har fått betalt kan du fundera på att skaffa extern hjälp.
Ett erfaret och professionellt inkassoföretag med rätt metoder kan övertyga dina kunder om att betala och samtidigt bibehålla er affärsrelation.
Med Atradius Collections kan du använda onlinetjänsten för att:
- Direkt ta reda på hur mycket det kostar att driva in obetalda fakturor (Här kan du få en kostnadsfri offert.).
- Se uppdateringar i realtid om hur indrivningen går
- Få betalt så fort kunderna betalar sina utestående fakturor.
Du har ansträngt dig för att utforma bra fakturor. Låt experterna göra jobbet med att driva in dem.
