De overheid geeft regels waar een factuur aan moet voldoen.U kunt zorgen dat uw facturen voldoende duidelijk zijn voor uw klanten en dat deze de juiste informatie bevatten. |
|
Een factuur bevat doorgaans de volgende elementen:
1. Klantgegevens |
|
- Officiële bedrijfsnaam en/of handelsnaam van de klant
- Adresgegevens klant; controleer of u de factuur naar het hoofdkantoor of een lokale vestiging moet sturen
2. Uw bedrijfsgegevens |
|
- Uw bedrijfsnaam
- Uw adresgegevens
- Uw bedrijfslogo
- Btw-nummer
- KvK-nummer
3. Factuurgegevens |
|
- Factuurdatum
- Een uniek volg- of factuurnummer; uw klant moet dit nummer snel kunnen vinden
- Duidelijke omschrijving van geleverde goederen of diensten
- Aantal geleverde goederen of diensten
- Leveringsdatum
- Uiterste betaaldatum
- Datum van eventuele vooruitbetaling
- Indien van toepassing: de eenheidsprijs van geleverde spullen of diensten
- Factuurbedrag exclusief btw in juiste valuta
- Btw-tarief dat van toepassing is
- Btw-bedrag
- Eventueel overeengekomen korting(en)
- Betaalmethode
- Uw betaalgegevens zoals naam, bankrekeningnummer, IBAN en Bic nummer en geef zo mogelijk een koppeling naar de site waar uw klant online kan betalen
Tips
De volgende punten zijn van belang bij de opmaak en verzending van uw facturen.
1. Eén pagina
De belangrijkste zaken zoals uw bedrijfsgegevens, de contactgegevens van de klant en alle betalingsgegevens vermeldt u op de eerste pagina.
2. Factuur als pdf-bestand
Als u de factuur per e-mail verstuurt, maak er dan een pdf-bestand van om fraude of ongewenste veranderingen te voorkomen.
3. Makkelijk te traceren
Zet het factuurnummer in de bestandsnaam en de onderwerp regel van de e-mail. Zo kunt u en uw klant de factuur eenvoudig terugvinden in de mailbox.
4. Herinnering
Een correcte factuur is de eerste stap naar betaling. Blijft deze uit, dan kunt u een betalingsherinnering sturen.
5. Incassobureau
Betaalt uw klant niet? Overweeg dan om de factuur aan onze incassoprofessionals uit te besteden. Hiermee behoudt u de zakelijke relatie met uw klanten en kunt u uw bedrijfsactiviteiten soepel voortzetten.
De online service van Atradius Collections biedt u:
- Een gratis offerte
- 24/7 statusupdates
- Betaling zodra uw klant betaalt
Als professioneel internationaal incassobureau, gespecialiseerd op het gebied van B2B incassodiensten, weten we dat een proactieve aanpak de beste resultaten oplevert.
