|
Zapewne zastanawiasz się, dlaczego klienci nie dokonali płatności. Czy przegapili faktury? A może nie mają wystarczającej ilości gotówki?
|
|
Jeśli nadal będziesz czekać w niepewności, tak naprawdę pozwolisz swojej firmie utracić płynność finansową.
Duża liczba zaległych płatności może zakłócić przepływ gotówki do tego stopnia, że firma nie będzie w stanie zapłacić własnym dostawcom lub pracownikom.
Niezależnie od tego, czy z płatnościami zalegają nowi, czy wieloletni klienci, niezapłacone w terminie faktury to poważne problemy, które wymagają natychmiastowych działań.
Oto cztery kroki, które należy podjąć, aby skutecznie egzekwować zaległe płatności. |
|
1. Dokładnie sprawdź dane na fakturze |
|
Zanim założysz, że problem leży po stronie klienta, szybko sprawdź, czy brak płatności nie wynika z Twojego przeoczenia.
Niezwłocznie po upływie terminu zapłaty warto sprawdzić następujące kwestie.
- Warunki płatności
- Czy są jakieś specjalne warunki, które mogłyby wydłużyć termin płatności należności wynikających z faktury?
- Faktura
- Czy termin płatności jest podany prawidłowo?
- Komunikacja
- Czy klient nie jest niezadowolony z Twoich towarów lub usług?
- Czy twój klient zgłaszał jakiekolwiek zastrzeżenia dotyczące faktury?
- Czy klient miał problemy z podanymi metodami płatności?
|
Jeśli rzeczywiście problem jest związany z wystawioną fakturą i nie został w pełni rozwiązany, należy zająć się nim przed przejściem do następnego kroku. |
2. Wyślij przypomnienie |
|
Jeśli faktura jest poprawna, a zapłata nie wpłynęła, należy niezwłocznie wysłać klientowi przypomnienie o zaległej płatności.
Dzięki temu klient będzie mógł opłacić fakturę (jeśli o tym zapomniał) lub wyrazić swoje wątpliwości (jeśli wcześniej ich nie podał).
W upomnieniu należy:
- podać niepowtarzalny numer i termin niezapłaconej faktury;
- poinformować o nieotrzymaniu płatności;
- zapytać, kiedy można spodziewać się zapłaty;
- zapytać, czy klient ma pytania dotyczące faktury, dostarczonych towarów lub usług albo czy potrzebuje pomocy w zakresie podanych metod płatności;
- zapytać, czy są jakieś inne powody, dla których płatność nie została uiszczona;
- załączyć niezapłaconą fakturę, mimo że klient już ją otrzymał. Ma to na celu powstrzymanie klienta przed szukaniem wymówek, takich jak to, że nie otrzymał faktury, zgubił ją lub zapomniał o niej.
Przypomnienie powinno być utrzymane w przyjaznym tonie, jednocześnie powinno być napisane stanowczo i rzeczowo.
Czasami uprzejme przypomnienie może sprawić, że klient poczuje się zobowiązany do uiszczenia zapłaty. Może również umożliwić Ci poznanie przyczyn zalegania z płatnością.
|
|
Jeśli jednak klient nadal nie reaguje, czas na kolejny krok. |
3. Zadzwoń |
|
Nie każdy czuje się komfortowo, prosząc klienta o zapłatę przez telefon. Jednak jest to najlepszy sposób, w jaki można się skontaktować z klientem, który nie zareagował na upomnienie.
Oto kilka działań, które należy podjąć, oraz kilka rzeczy, których należy unikać, rozmawiając z klientem o zaległej płatności przez telefon.
|
Czego nie należy robić |
- Nie należy niczego zakładać. Może być wiele powodów, dla których klient nie uiścił płatności. Dlatego należy wysłuchać, co ma do powiedzenia.
- Nie należy ulegać emocjom. W niektórych kwestiach możesz kompletnie nie zgadzać się z klientem. Jednak zachowanie spokoju i stanowczości często zapewnia lepsze rezultaty.
- Nie należy rozłączać się bez ustalenia konkretów. Uzgodnij z klientem kolejny krok, niezależnie od tego, czy będzie to ustalenie nowego terminu płatności, czy ustalenie planu spłaty.
|
Co należy robić |
- Należy się przygotować. Przygotuj wszystkie informacje dotyczące zaległej faktury i warunków płatności.
- Nalegaj, aby klient zapłacił należność najszybciej, jak to możliwe. Pozwól mu najpierw zasugerować sposób, w jaki chce ją spłacić.
- Należy ustalić dokładne terminy. Kiedy wraz z klientem ustalicie następny krok, jasno określ, kiedy zostanie zrealizowany i kiedy podjąć dalsze działania.
- Należy mieć w zanadrzu plan B. Poinformuj klienta, co się stanie, jeśli złamie warunki umowy. Na przykład, możesz zaangażować firmę windykacyjną do wyegzekwowania należności wynikających z zaległej faktury. Pamiętaj, że jeśli zaistnieje taka sytuacja, musisz zrealizować swój plan B, aby być słownym.
|
|
Ważne jest, aby podczas rozmowy znaleźć rozwiązania. Jeśli sytuacja finansowa klienta jest trudna, konieczne może być pozostawienie mu pewnej swobody w spłacie należności (np. wydłużony termin płatności, plan spłaty).
Umowa zawarta z klientem na tym etapie może mieć różne formy, ale zawsze należy pamiętać o wykonaniu następnego kroku.
|
4. Prześlij informacje dotyczące dokonanych ustaleń |
|
Można zawrzeć z klientem umowę ustną, jednak jej przestrzeganie to inna sprawa. Dobrym sposobem na zmotywowanie klienta do wypełnienia zobowiązania jest zapisanie jego treści.
Podczas rozmowy notuj to, o czym rozmawiasz z klientem, a w szczególności zapisz:
- jaki jest następny krok, który klient podejmie w celu spłaty zaległych należności;
- jaki jest Twój następny krok, aby pomóc klientowi w spłacie (jeśli dotyczy);
- jakie są terminy na wykonanie tych kroków;
- kiedy podejmiesz działania następcze, aby upewnić się, że terminy zostały dotrzymane;
- co zrobisz, jeśli klient nie zastosuje się do ustaleń.
|
|
Po rozmowie wyślij klientowi notatki. Możesz również poprosić go o pisemne potwierdzenie zawartej umowy.
Mając wszystko na piśmie, posiadasz dowód i punkt odniesienia w przypadku przyszłych rozmów telefonicznych, jeśli klient nie dotrzyma warunków umowy.
|
W wielu przypadkach te cztery kroki to dopiero początek długiego procesu. Twój klient może zignorować ustalenia lub unikać kontaktu. Po rozmowie klient nadal może odmówić zapłaty.
Jeśli wyegzekwowanie zaległych należności staje zbyt czasochłonne lub podjęte działania nie przynoszą rezultatu, należy rozważyć skorzystanie z pomocy zewnętrznej.
Profesjonalna firma windykacyjna, która posiada doświadczenie i odpowiednie podejście może zachęcić klientów do spłacenia należności przy jednoczesnym utrzymaniu dobrych relacji biznesowych.
Korzystając z usług firmy Atradius Collections, masz dostęp do usług online zapewniających:
- Informacje, ile kosztuje windykacja zaległych faktur. Tutaj można uzyskać bezpłatną wycenę.
- Aktualizowane na bieżąco informacje o postępach egzekucji.
- Uzyskanie płatności, gdy tylko Twoi klienci uiszczą zaległe należności.
