Wiele firm ignoruje wielkość szkód, jakie mogą być spowodowane przez nieprawidłowo wystawione faktury. Zamieszanie może prowadzić do opóźnień w płatnościach. Nieporozumienie może wywołać spory. |
|
Zakłócenie procesu regulowania płatności jest zjawiskiem nieporządanym.
Dopilnuj, aby Twoje faktury były przejrzyste i zawierały dokładnie takie informacje, których potrzebują klienci do uregulowania należności bez zadawania dodatkowych pytań.
Przede wszystkim należy zgromadzić wszelkie kluczowe informacje.
1. Dane kontaktowe klienta |
|
Nazwa firmy klienta
- Zapytaj klienta, czy oficjalna nazwa firmy różni się od nazwy, której używasz
Adres firmy klienta
- Skontaktuj się z klientem, aby dowiedzieć się, czy dokumentów nie należy przesłać do głównej siedziby zamiast do lokalnego oddziału lub na odwrót
2. Dane Twojej firmy |
|
- Nazwa firmy
- Adres firmy
- Logo firmy
- Wszystkie numery wymagane przez kraj, w którym prowadzona jest działalność (np. numer rejestru handlowego, numer VAT, numer podatku od towarów i usług (GST) czy numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).
Następnie należy poprawnie określić kluczowe informacje.
3. Szczegółowe informacje na fakturze |
|
Unikalny numer faktury
- Wyróżnij ten numer, pogrubiając go lub zwiększając rozmiar czcionki. Jeśli klient będzie chciał znaleźć ten numer, powinien być w stanie to zrobić w ciągu kilku sekund.
Data wystawienia faktury
Towary lub usługi, które otrzymał klient
- Umieść opisy lub ogólne informacje dotyczące towarów albo usług w formie listy. Pomoże to klientom zorientować się, za co płacą.
- Jeśli towary lub usługi składają się z mniejszych produktów, należy wyszczególnić każdy z nich (np. ilość, cenę, datę dostawy), aby klient mógł to sprawdzić.
Jeśli już przedstawiono klientowi ofertę, należy wystawić fakturę zgodnie z wyceną.
- Użyj na fakturze sformułowań wykorzystanych w ofercie, aby uniknąć pomyłek
- Określ towary lub usługi na fakturze w taki sam sposób, jak w ofercie
- Uwzględnij wszelkie poniesione koszty, których nie zawarto w ofercie. Jeśli klient nie został poinformowany o tych kosztach, zamieść na fakturze wyjaśnienie, aby uniknąć sporu.
4. Szczegóły dotyczące płatności |
|
- Wszelkie uzgodnione z klientem rabaty
- Wszelkie podatki od sprzedaży, które należy uwzględnić, w tym stawki i kwoty
- Łączna kwota i waluta, w której klient ma uiścić zapłatę
- Wyróżnij tę liczbę, pogrubiając ją lub zwiększając rozmiar czcionki. Postaraj się, aby wszystko było możliwie jak najbardziej zrozumiałe.
- Metoda płatności, którą może wykorzystać klient
- Jeśli jest to płatność przelewem bankowym, należy podać nazwę i numer konta swojej firmy.
- Jeśli jest to płatność kartą kredytową, należy podać link, za pomocą którego klient może natychmiast uiścić płatność.
- Dyspozycja płatności, jeśli dotyczy
- Należy wyraźnie określić, czy klient musi podać unikatowy numer faktury lub numer klienta podczas dokonywania płatności
- Termin płatności
- Należy wpisać rzeczywistą datę obok warunków płatności, aby uniknąć błędnych obliczeń. Na przykład, jeśli wystawiasz fakturę 1 stycznia, a warunki płatności określają „Płatność 30 dni od dnia wystawienia faktury”, należy podać termin płatności „31 stycznia” obok pola „Płatność 30 dni od dnia wystawienia faktury”.
- Wyróżnij termin, pogrubiając go lub zwiększając rozmiar czcionki. Postaraj się, aby wszystko było możliwie jak najbardziej zrozumiałe.
5. Wymagania klienta |
|
Czasami klient może zażądać uwzględnienia na fakturze dodatkowych informacji (np. numeru zamówienia, numeru referencyjnego). Należy upewnić się, że na fakturze jest wystarczająco dużo miejsca, aby uwzględnić takie informacje, a klient może je z łatwością znaleźć.
6. Warunki płatności |
|
Jeśli uzgodniono z klientem określone warunki płatności, zwłaszcza środki motywacyjne za dokonanie wcześniejszej płatności i zniechęcające do płatności po terminie, warto wspomnieć o nich na fakturze.
Dodatkowe wskazówki
Oprócz sześciu powyższych pozycji, poniżej znajdują się trzy dodatkowe wskazówki dotyczące procesu fakturowania.
1. Najważniejsze informacje powinny znaleźć się na jednej stronie
Jeśli na fakturze zawarto zbyt dużo informacji, należy umieścić najważniejsze z nich na pierwszej stronie (tj. dane Twojej firmy, dane kontaktowe klienta, szczegóły płatności), a resztę dołączyć w formie załącznika.
To lepsze rozwiązanie niż skracanie faktury. W przypadku skrócenia klient może mieć dodatkowe pytania, ponieważ na fakturze nie będzie wystarczających informacji.
2. W przypadku przesyłania faktury pocztą elektroniczną należy użyć formatu PDF
W przypadku wysyłania faktury pocztą elektroniczną, należy przekonwertować ją na format PDF, aby uniknąć zmian podczas przetwarzania jej przez klienta.
3. Faktura powinna być łatwa do namierzenia
Umieść unikalny numer faktury w nazwie pliku oraz w temacie wiadomości e-mail. Ułatwi to wyszukiwanie faktury w skrzynkach odbiorczych zarówno Tobie, jak i klientowi.
Prawidłowe wystawianie faktur to pierwszy krok do otrzymania płatności. Jeśli klienci nadal nie uiszczają opłaty, następnym etapem jest skontaktowanie się z nimi prosząc o zapłatę.
Jeśli mimo wykonania tego kroku, nadal nie otrzymujesz płatności, rozważ skorzystanie z pomocy zewnętrznej.
Profesjonalna firma windykacyjna, która posiada doświadczenie i odpowiednie podejście może zachęcić klientów do spłacenia należności przy jednoczesnym utrzymaniu dobrych relacji biznesowych.
Korzystając z usług firmy Atradius Collections, masz dostęp do usług online zapewniających:
- Informacje, ile kosztuje windykacja zaległych faktur. Tutaj można uzyskać bezpłatną wycenę.
- Aktualizowane na bieżąco informacje o postępach w windykacji.
- Uzyskanie płatności, gdy tylko Twoi klienci uiszczą zaległe płatności.
Wywiązanie się ze swojego obowiazku dstarczenia usługi bądź towaru leżało w Twojej gestii - pozwól teraz ekspertom wyegzekwować płatności w imieniu Twojej firmy.
