Etap sprzedaży jest kluczowy, aczkolwiek równie istotne jest otrzymywanie pieniędzy z dokonanej sprzedaży.Gdy faktura pozostaje nieuregulowana, naturalną koleją rzecz jest jej egzekwowanie. |
|
Unikanie konfrontacji z klientami w związku z brakiem płatności zdaje się być elementem podtrzymującym pozytywne relacje biznesowe.
Jednak kumulacja nieuregulowanych długów może obniżyć Twoją płynność finansową do tego stopnia, że nie będziesz w stanie kontynuować swojej działalności.
Windykacja należności wcale nie musi być nieprzyjemna czy agresywna. Odzyskanie zaległych należności jest możliwe przy jednoczesnym utrzymywaniu pozytywnych relacji biznesowych.
Kluczem do sukcesu jest wykonanie odpowiednich działań we właściwym czasie. Poniżej znajduje się opis czterech stosowanych najczęściej metod windykacji.
1. E-maile |
|
Zalety
- Oszczędność czasu i pieniędzy. Przypomnienia wysyłane mailowo nie narażają Cię na żadne dodatkowe koszty. Można je również wysyłać jednocześnie do wielu klientów, którzy zalegają z płatnościami, a uzyskanie odpowiedzi nie zajmuje zbyt wiele czasu.
- Dogodność/ funkcjonalność. E-maile sprawdzają się jako niezależne przypomnienia lub jako kontynuacja rozmów telefonicznych i spotkań. Wiadomości e-mailowe możesz wysyłać klientom jak tylko upłynie termin płatności dołączając do wiadomości odpowiednie dokumenty, takie jak zestawienie salda należności bądź kopie nieopłaconych faktur. Nawet jeśli e-mail od razu nie dotrze do odpowiedniej osoby, może on zostać przekazany dalej do właściwego odbiorcy. W dowolnym momencie procesu windykacji możesz powoływać się na wcześniej wysłane wiadomości, dlatego też warto podsumowywać każdą rozmowę telefoniczną oraz każde spotkanie za pośrednictwem e-maila i odpowiednie ustalenia przesyłać do klienta.
- Łatwość wykonania. Klienci otrzymają Twoje wiadomości niedługo po ich wysłaniu, o ile nie mają ograniczonego dostępu do Internetu lub nie są blokowane przez filtr spamu. Jeśli Twoje e-maile pozostają bez odpowiedzi, zawsze możesz zadzwonić i upewnić się, że dotarły.
Wady
- Niska skuteczność. Jeśli pomiędzy Tobą i Twoimi klientami dojdzie do nieporozumień lub sporów, najlepiej jest je wyjaśniać i rozwiązywać telefonicznie zamiast kontynuować korespondencję mailową.
2. Poczta tradycyjna |
|
Zalety
- Wysoka skuteczność. Jeśli klienci nie odpowiadają na e-maile z przypomnieniami, poczta tradycyjna jest odpowiednim kolejnym krokiem, ponieważ ma bardziej formalny charakter. Przed wysłaniem ostatecznego pisma z żądaniem do zapłaty i ostrzeżeniem o eskalacji w przypadku nieuregulowania należności, możesz wysłać kilka przypominających wezwań do zapłaty. Przygotowanie i wysyłanie pism możesz zlecić firmie windykacyjnej – będziesz mieć wtedy pewność, że zostaną profesjonalnie sformułowane, a skuteczność będzie wysoka.
Wady
- Wysoki koszt, czasochłonność. Jeśli masz wielu dłużników w rożnych krajach i zdecydujesz się na przygotowanie korespondencji samodzielnie, to drukowanie i wysyłanie pism może być kosztowne, a także czasochłonne.
- Trudność wykonania. Jeśli Twój klient zmienił siedzibę, ale nie wyrejestrował firmy z dotychczasowego miejsca lub nie zarejestrował jej w nowym, znalezienie właściwego adresu może okazać się kłopotliwe.
3. Kontakt telefoniczny |
|
Zalety
- Wysoka skuteczność. Rozmowy telefoniczne są skutecznym sposobem nakłaniania dłużników do uregulowania powstałych zaległości. Bezpośrednia rozmowa ułatwia dotarcie do sedna problemu. Klientom jest wtedy również trudniej grać na zwłokę lub zlekceważyć zobowiązanie do zapłaty. Ciężko jest jednak w ten sposób mówić o umowie, ponieważ klient może zaprzeczyć, że została zawarta. Dlatego ważne jest podsumowanie każdej rozmowy i wysłanie go e-mailem do klienta z uwzględnieniem wszelkich uzgodnień i kolejnych kroków. Dzięki temu obie strony będą miały te same informacje, które mogą stanowić potwierdzenie tego, co powiedział klient.
- Wygoda, łatwość wykonania. Rozmowa telefoniczna prawdopodobnie pozwoli Ci na bezpośredni kontakt z dłużnikiem. Jest to zatem dogodny sposób na odzyskanie należności, gdy klient pozostaje nieaktywny lub zlekceważył Twoje próby kontaktu.
Wady
- Wysoki koszt, czasochłonność. W wielu przypadkach trzeba najpierw porozmawiać z różnymi osobami, zanim trafi się do tej właściwej. Zdarza się, że trzeba dzwonić wiele razy, ponieważ dana osoba jest niedostępna za pierwszym razem lub nie odbiera Twoich połączeń. Gdy już się dodzwonisz, klient może odwrócić Twoją uwagę wymówkami lub rozmową na inne tematy, jeśli dobrze się nie przygotujesz. Nie osiągniesz zamierzonego celu i nie będziesz wiedzieć, jaki kolejny krok należy wykonać ani kiedy klient Ci ostatecznie zapłaci. Co gorsza, rozmowa może przyjąć ofensywny charakter a ostra dyskusja może zmusić Cię do przerwania rozmowy.
4. Spotkania twarzą w twarz |
|
Zalety
- Wysoka skuteczność. Jeśli Twoi dłużnicy nie reagują na wysyłane e-maile, pisma czy próby kontaktu telefonicznego lub jeśli nie da się rozwiązać sporu przez telefon, zazwyczaj kolejnym krokiem jest zorganizowanie spotkania. Może ono odbyć się w Twoim biurze, w biurze klienta lub w innym, neutralnym miejscu. Twoja obecność zdecydowanie utrudni klientowi zasłanianie się wymówkami. Sprawi również, że będzie on czuł większą presję, by wywiązać się z podjętych zobowiązań. Podobnie jak w przypadku rozmów telefonicznych powinieneś zanotować wszystko, co zostało uzgodnione w trakcie wizyty, aby później móc się do tego odnieść.
Wady
- Wysoki koszt, czasochłonność, niedogodność. Ten sposób należy do najbardziej wymagających. Być może spotkania osobiste przydadzą się tylko w przypadku najpoważniejszych i największych długów.
- Trudność wykonania. Nawet jeśli bardzo chcesz, możesz nie być w stanie spotkać się z klientami osobiście, ponieważ mogą być niedostępni, mogą nie chcieć się spotkać lub warunki mogą nie pozwalać na podróżowanie.
Aby wiedzieć, z których metod egzekwowania zaległych należności należy skorzystać, należy wziąć pod uwagę charakterystykę dłużnika, historię jego płatności oraz wiele innych czynników.
Przykładowo wysyłanie takich samych e-maili czy pism do wszystkich dłużników nie zwiększy Twoich szans na odzyskanie należności.
Jeśli wyegzekwowanie zaległych należności wynikających z nieuregulowanych faktur staje zbyt czasochłonne lub podjęte działania nie przynoszą oczekiwanego rezultatu, należy rozważyć skorzystanie z pomocy zewnętrznej.
Profesjonalna agencja windykacyjna, która posiada doświadczenie i odpowiednie podejście może zachęcić klientów do spłacenia należności przy jednoczesnym utrzymaniu dobrych relacji biznesowych.
Atradius Collections umożliwia Ci dostęp do usług online zapewniających:
-
Informacje, ile kosztuje windykacja należności zaległych faktur. Uzyskaj bezpłatną wycenę tutaj.
-
Wsparcie zespołu profesjonalnych windykatorów z całego świata.
-
Aktualizowane na bieżąco informacje o postępach w windykacji.
