Wystawianie, korekta faktur oraz kontaktowanie się w sprawie uzyskania zapłaty jest czasochłonne?Tracisz zbyt dużo swojego cennego czasu na załatwienie wszystkiego? |
|
Aby otrzymać zapłatę, nie wystarczy dostarczyć swoich towarów lub usług. Jeśli czegoś nie dopilnujesz, sytuacja może się szybko pogorszyć.
Prawidłowe rozliczanie należności i fakturowanie nie tylko oszczędzają czas, ale także ułatwiają kontrolowanie przepływu gotówki.
Oto pięć wskazówek, które można od razu wdrożyć, aby zapewnić sprawny proces obsługi należności i fakturowania.
1. Ustal jasne warunki płatności |
|
Nie czekaj, aż wystąpią problemy z fakturowaniem, dojdzie do sporów dotyczących płatności lub opóźnienia w ich regulowaniu. Można temu zapobiec, ustalając z góry klarowne warunki płatności.
Aby zaoszczędzić czas, można najpierw ustalić ogólne warunki płatności. Następnie można prowadzić negocjacje dotyczące pojedyńczych warunków z każdym klientem, aż obie strony będą usatysfakcjonowane.
Do powszechnie ustalanych warunków płatności należą:
- kwota płatności za dostarczone towary lub usługi;
- data wystawienia faktury klientowi;
- termin zapłaty przez klienta;
- metody płatności, z których powinien skorzystać klient.
Dodatkowo stosowane środki motywacyjne i zniechęcające, w zależności od sytuacji Twojej firmy:
- konsekwencje opóźnień w płatnościach (np. opłata za zwłokę, odsetki);
- polityka finansowa mająca na celu zniechęcanie klientów do opóźnień w płatnościach (np. zaprzestanie dostarczania towarów lub usług do czasu opłacenia przez klienta wszystkich zaległych faktur);
- premie bonusowe za wcześniejszą płatność (np. rabaty).
Ważne jest, aby wszystko było wyraźnie określone. Nie można pozostawiać miejsca na niedomówienia.
Po negocjacjach zarówno Ty, jak i klient, powinniście udokumentować wszystkie uzgodnione warunki płatności na piśmie i podpisać je przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji.
Będzie to stanowić wiążący dokument, który możesz wykorzystać, jeśli klient naruszy warunki.
2. Prowadź dokładne rejestry |
|
Im więcej klientów, tym więcej danych, którymi należy zarządzać.
Jeśli dane nie będą uporządkowane i aktualne, nie zorientujesz się w ustaleniach, podjętych krokach i zaległych płatnościach.
Akta każdego klienta powinny obejmować:
- wszystkie umowy zawarte z klientem;
- wszystkie zamówienia sprzedaży otrzymane od klienta;
- czas spędzony na realizacji zamówień klienta;
- materiały wykorzystane podczas realizacji zamówień klienta;
- wszystkie dokumenty potwierdzające dostawy Twoich towarów lub usług;
- wszystkie faktury wysyłane do klienta, zarówno uregulowane, jak i niezapłacone;
- termin płatności każdej faktury;
- całą komunikację z klientem dotyczącą płatności (np. upomnienia, umowy).
Wydaje się, że wymaga to dużo pracy. Jednak nie musisz wszystkiego robić na raz. Musisz po prostu rejestrować każdy wykonany krok. Wiele programów księgowych (np. FreshBooks, QuickBooks, Xero) może to ułatwić.
Przechowywanie wszystkich akt klientów w jednym miejscu ma również ogromną zaletę. Gdy czegoś brakuje lub coś jest nie tak, od razu wiesz, gdzie najpierw należy sprawdzić.
3. Oferuj dogodne metody płatności |
|
Prawdopodobnie posiadasz preferowaną metodę płatności, podobnie jak Twoi klienci. Konieczne jest wybranie najdogodniejszej metody płatności dla obu stron.
Ułatwiając klientom dokonywanie płatności, można przyspieszyć zapłatę i ograniczyć liczbę wymówek mających na celu opóźnianie płatności.
Przejrzysty system otrzymywania i śledzenia płatności pozwala zaoszczędzić czas spędzony na oczekiwaniu i sprawdzaniu, kto za co zapłacił.
Niektóre popularne metody płatności to:
- karty kredytowe;
- karty debetowe;
- polecenie zapłaty;
- przelewy bankowe;
- czeki.
W razie możliwości wybierz płatności elektroniczne. Obsługiwane przez wiele internetowych serwisów płatniczych, sprawiają, że proces płatności jest szybki i wygodny dla klientów. Ułatwiają również śledzenie nadawcy płatności.
4. Prawidłowa faktura na czas |
|
Aby zmniejszyć opóźnienia w płatnościach spowodowane fakturowaniem, należy upewnić się, że każda faktura:
- spełnia określone wymagania klienta. Każdy klient jest inny, więc sprawdź wcześniej:
- czy klient chce uwzględnić na fakturze jakiekolwiek dodatkowe informacje?
- jaką drogą klient chce otrzymać fakturę?
Najlepiej jest ustalić wszystkie szczegóły z góry, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
- zawiera prawidłowe informacje. Czasami podstawowe dane mogą sprawić problem. Skontroluj:
- czy imię i nazwisko oraz adres klienta są poprawnie zapisane?
- czy wymienione są prawidłowe towary lub usługi?
- czy prawidłowo obliczono sumę zafakturowaną?
- czy termin płatności jest prawidłowo określony?
Następnie sprawdź ponownie wszystkie dane.
- obejmuje uzgodnione warunki płatności oraz, jeśli dotyczy, środki motywacyjne za dokonanie wcześniejszej płatności i zniechęcające do płatności po terminie.
- została wysłana na czas; Klient zapłaci dopiero po otrzymaniu faktury. Jeśli nie ma konkretnych uzgodnień w tej sprawie, można wysłać fakturę, gdy tylko zostaną dostarczone towary lub usługi.
5. Skorzystaj z usług windykacji online |
|
Powyższe wskazówki mogą pomóc zmniejszyć liczbę zaległych faktur, jednak nie zniwelują ich całkowicie. Zawsze istnieje ryzyko, że klient zapłaci z opóźnieniem lub w ogóle nie uiści płatności.
W takim przypadku należy skontaktować się z klientami i dowiedzieć się, z jakiego powodu nie uregulowali płatności. Od momentu podpisania umowy do upływu terminu płatności faktury może się wydarzyć wiele rzeczy.
Jeśli działania mające na celu wyegzekwowanie płatności pochłaniają zbyt dużo czasu lub nie przynoszą rezultatów, należy rozważyć skorzystanie z pomocy zewnętrznej.
Profesjonalna agencja windykacyjna, która posiada doświadczenie i odpowiednie podejście może zachęcić klientów do spłacenia należności przy jednoczesnym utrzymaniu dobrych relacji biznesowych.
Korzystając z usług firmy Atradius Collections, masz dostęp do usług online zapewniających:
-
Informacje, ile kosztuje windykacja zaległych faktur. Tutaj można uzyskać bezpłatną wycenę.
-
Aktualizowane na bieżąco informacje o postępach egzekucji.
-
Uzyskanie płatności, gdy tylko Twoi klienci uiszczą zaległe należności.
Efektywność ma kluczowe znaczenie dla biznesu. Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie należnościami, fakturowanie czy też windykację, należy podjąć wszelkie możliwe kroki, a jeśli nie przyniesie to oczekiwanego rezultaty, przekazać proces ekspertom. Skoncentruj się na rozwoju swojej firmy.
