Uma das tarefas mais inoportunas do funcionamento de uma empresa é provavelmente a recuperação de pagamentos em atraso.
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Pode querer levá-los a tribunal, mas intentar acções judiciais contra todos os clientes em atraso é dispendioso e pouco prático. Antes de tomar medidas legais, vale a pena dar um passo atrás para dar posteriormente dois passos à frente. Pode considerar negociar as condições de pagamento para chegar a um compromisso, que seja razoável o suficiente para os seus clientes pagarem e aceitável o suficiente para não perder demasiadas receitas.
Pode combinar e negociar alguns aspectos em conjunto, ou um de cada vez. A chave é ser diplomático e ao mesmo tempo insistir nas condições de pagamento , desde que as novas condições se alinhem com a política da sua empresa. Negociar com os clientes com risco de incumprimento ajuda a aumentar as suas hipóteses de recuperação de divida.
1. Formas de pagamento |
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Os seus clientes podem, por acaso, utilizar métodos de pagamento que não aceita. Alguns podem preferir transferências bancárias ou cheques, enquanto outros utilizam cartões de débito ou de crédito.
Se chegar à conclusão que os meios de pagamento são a única coisa que os impede de lhe fazer pagamentos, considere a possibilidade de negociar sobre meios de pagamento alternativos para que os seus clientes possam liquidar as suas facturas.
Se chegar à conclusão que os meios de pagamento são a única coisa que os impede de lhe fazer pagamentos, considere a possibilidade de negociar sobre meios de pagamento alternativos para que os seus clientes possam liquidar as suas facturas.
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Há muitas empresas que aplicam penalizações aos clientes que pagam com atraso. Um exemplo é acrescentar taxas de atraso aos termos de pagamento nos contratos e fazer com que os clientes os assinem. As taxas de atraso podem ser fixas ou variáveis.
Quando se utilizam tais desincentivos, espera-se que os clientes paguem atempadamente. Mesmo que não o façam, o dinheiro extra ajuda a minimizar o impacto. Embora a ideia de penalização pareça promissora, nem sempre funciona bem e é muitas vezes vista como um assunto controverso. Em muitos casos, só se aperceberá quando aplicar aos seus clientes essas penalizações, como as taxas de atraso, ou quando expressar a sua intenção de as cobrar juntamente com o montante em dívida. É bastante provável que resulte em reclamações graves em vez de se conseguir cobrar o montante em dívida mais as penalizações.
Quando se utilizam tais desincentivos, espera-se que os clientes paguem atempadamente. Mesmo que não o façam, o dinheiro extra ajuda a minimizar o impacto. Embora a ideia de penalização pareça promissora, nem sempre funciona bem e é muitas vezes vista como um assunto controverso. Em muitos casos, só se aperceberá quando aplicar aos seus clientes essas penalizações, como as taxas de atraso, ou quando expressar a sua intenção de as cobrar juntamente com o montante em dívida. É bastante provável que resulte em reclamações graves em vez de se conseguir cobrar o montante em dívida mais as penalizações.
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Assim, se os seus clientes estiverem com dificuldades financeiras temporárias e a aplicação de penalizações não tiver produzido resultados, considere a possibilidade de renunciar as penalizações em troca de pagamentos imediatos. |
3. Incentivos |
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Há também muitas empresas que oferecem incentivos aos clientes para pagarem mais cedo. Um exemplo é a concessão de descontos quando os clientes pagam antes das datas de vencimento.
Quando se adoptam tais incentivos, pode-se pensar que eles encorajariam o pagamento imediato. No entanto, na maior parte das vezes, isto não acontece.
Quando se adoptam tais incentivos, pode-se pensar que eles encorajariam o pagamento imediato. No entanto, na maior parte das vezes, isto não acontece.
Os clientes que tendem a pagar com atraso normalmente não pagam mais cedo apenas por descontos, e os clientes que costumam pagar a tempo tendem a tirar partido dos descontos pagando mais cedo. Assim, poderia acabar por perder receitas de clientes que pagariam de qualquer forma, bem como de clientes que não pagariam atempadamente.
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Uma melhor forma de fazer uso de incentivos é negociar sobre descontos apenas quando os seus clientes não tiverem respondido às suas tentativas de recuperação anteriores e concordarem em fazer pagamentos imediatos. |
4. Datas de vencimento |
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Se os seus clientes funcionarem de acordo com determinados ciclos, há uma grande probabilidade de ter de aceder a esses ciclos ao cobrar as facturas há muito vencidas.
Pode negociar com os seus clientes uma prorrogação das datas de vencimento das facturas pendentes. Em vez de escolher entre períodos padrão, tais como 30 dias ou 60 dias, tente acordar prazos que sigam os ciclos de funcionamento dos seus clientes e que sejam adequados para si.
Pode negociar com os seus clientes uma prorrogação das datas de vencimento das facturas pendentes. Em vez de escolher entre períodos padrão, tais como 30 dias ou 60 dias, tente acordar prazos que sigam os ciclos de funcionamento dos seus clientes e que sejam adequados para si.
Ao acordar novas datas de vencimento, reduz a incerteza sobre o comportamento de pagamento dos seus clientes e os seus clientes sabem os prazos em que precisam de ter as suas contas a pagamento.
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Para evitar transformar o prolongamento dos prazos de pagamento numa norma, terá de estabelecer condições sobre as quais aplicará essa exceção. Por exemplo, os montantes pendentes terão de exceder certos parametros, os clientes abrangidos serem os que não responderam às suas tentativas de recuperação, e concordaram em respeitar as novas datas de vencimento. |
5. Planos de pagamento |
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Se os seus clientes têm sérios problemas de cash flow e informam que não podem pagar as facturas pendentes na totalidade, a melhor maneira de agir é permitir-lhes pagar em prestações estabelecendo planos de pagamento com eles.
Assuma que o que pode ser cobrado a curto prazo através de planos de pagamento é melhor do que ter de anular as dívidas se a liquidez dos seus clientes piorar.
Ao pôr em prática um plano de pagamento, considere o seguinte.
- Os prazos devem ser suficientemente longos para permitir ao seu cliente efectuar os pagamentos em prestações, mas não demasiado longos para que sobrecarreguem o seu cash flow.
- O seu cliente deve efectuar um pagamento parcial quando o plano de pagamento estiver estabelecido para mostrar que está disposto a honrar o acordo
- O seu cliente pode entregar-lhe cheques ou letras de câmbio de acordo com as datas combinadas quando o plano de pagamento estiver estabelecido
- Os detalhes do plano de pagamento e outros termos relevantes devem ser incluídos num contrato assinado por ambos. Isto pode servir como um reconhecimento de dívida se o cliente intentar uma acção judicial mais tarde.
Porque cada cliente e cada factura é única, por vezes só é necessário negociar um dos cinco aspectos acima e por vezes é necessário discutir as condições de pagamento mais algumas vezes.
Se tiver muitos clientes que se enquadram na categoria de que atrasam os pagamentos repetidamente, negociar com cada um deles de cada vez pode ser problemático. Com recursos limitados, poucas empresas podem dar-se ao luxo de passar pelo processo de ""avaliação, negociação e acompanhamento"" vezes sem conta.
Além disso, pretende ser cuidadoso e não oferecer aos seus clientes condições de pagamento demasiado favoráveis. As excepções pontuais não devem transformar-se numa prática normal. Compromissos irrealistas não devem ser feitos à custa do seu cash flow.
Além disso, pretende ser cuidadoso e não oferecer aos seus clientes condições de pagamento demasiado favoráveis. As excepções pontuais não devem transformar-se numa prática normal. Compromissos irrealistas não devem ser feitos à custa do seu cash flow.
Se se tornar demasiado moroso cobrar as suas facturas há muito vencidas, ou se as suas negociações não resultarem em pagamento, considere a possibilidade de obter ajuda externa.
