Criar, corrigir, e cobrar facturas.
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Para receber o pagamento, terá de fazer mais do que simplesmente entregar os seus bens ou serviços. A situação pode ficar confusa rapidamente se não tiver cuidado.
Receber o pagamento das suas faturas e ter um processo de facturação correctos não só lhe poupa tempo, como também prepara o caminho para estar no controlo do seu cash flow.
Aqui estão 5 dicas que pode seguir de imediato para ter um processo eficiente de recuperação amigável de divida e facturação:
1. Estabelecer condições de pagamento claras |
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Não espere que ocorram problemas de facturação, reclamações ou atrasos no pagamento. Pode evitar que isto aconteça estabelecendo antecipadamente condições de pagamento claras.
Para poupar tempo, pode definir primeiro as condições gerais de pagamento. Depois, negociar os termos específicos com cada cliente até que ambas as partes estejam em sintonia.
Para poupar tempo, pode definir primeiro as condições gerais de pagamento. Depois, negociar os termos específicos com cada cliente até que ambas as partes estejam em sintonia.
As condições de pagamento típicas incluem:
- O valor do pagamento dos bens ou serviços que fornece
- Quando vai facturar ao seu cliente
- Quando o seu cliente tem de pagar
- O(s) método(s) de pagamento que o seu cliente deve utilizar
Mais incentivos e penalizações, dependendo da situação do seu negócio:
- As consequências dos atrasos de pagamento (por exemplo, taxas de recuperação, encargos com juros de mora)
- As políticas de crédito concebidas para desencorajar atrasos de pagamento (ou seja, deixar de fornecer bens ou serviços até o cliente pagar todas as suas facturas pendentes)
- As recompensas por pagamento antecipado (por exemplo, descontos)
É importante dizer tudo. Não deixar espaço para mal entendidos.
Depois de negociar com o seu cliente devem passar por escrito todas as condições de pagamento acordadas e assinarem antes de fazer qualquer negócio.
Isto servirá como um contrato juridicamente vinculativo a seu favor se o seu cliente violar os termos.
2. Manter registos precisos |
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Como tem mais clientes, tem mais dados de clientes para gerir.
Se não mantiver esses registos organizados e actualizados, perderá a noção do que foi acordado, do que foi feito, e do que ainda precisa de ser pago.
Se não mantiver esses registos organizados e actualizados, perderá a noção do que foi acordado, do que foi feito, e do que ainda precisa de ser pago.
Os seus registos de dados de cada cliente devem conter:
- Todos os contratos celebrados com o cliente
- Todos os pedidos de encomenda recebidas do cliente
- O tempo despendido até à entrega das encomendas ao cliente
- Os recursos que empregou nas encomendas do cliente
- Todos os documentos que confirmam as entregas dos seus bens ou serviços
- Todas as facturas enviadas ao cliente, incluindo as facturas pagas e não pagas
- Quando o cliente tem de pagar cada factura
- Todas as comunicações com o cliente sobre pagamentos (por exemplo, e-mails, acordos de pagamento)
Isto pode parecer como muito trabalhoso, mas não tem de acontecer tudo ao mesmo tempo. Só necessita manter os registos de cada passo dado à medida que vai avançando. Muitos programas de contabilidade (por exemplo FreshBooks, QuickBooks, Xero) podem ajudá-lo a fazer isto facilmente.
O armazenamento de todos os seus registos de dados de clientes num único local também tem uma grande vantagem. Quando algo estiver em falta ou errado, saberá imediatamente onde verificar primeiro.
3. Oferecer métodos de pagamento fáceis |
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Provavelmente tem um método de pagamento preferido, o mesmo acontece com os seus clientes. É necessário escolher os métodos de pagamento mais fáceis para ambas as partes.
Quando facilita o pagamento aos seus clientes, estes podem pagar rapidamente e têm menos desculpas para protelar o pagamento.
Quando facilita o pagamento aos seus clientes, estes podem pagar rapidamente e têm menos desculpas para protelar o pagamento.
Quando é fácil para si receber e acompanhar os pagamentos, pode poupar o tempo gasto a esperar e verificar quem pagou o quê.
Alguns métodos de pagamento comuns são:
- Cartões de crédito
- Cartões de débito
- Débito directo
- Transferências bancárias
- Cheques
Dica: Escolha pagamentos electrónicos, se possível. Serviços de pagamento on-line, tornam o processo de pagamento rápido e simples para os seus clientes. Também facilitam o acompanhamento da origem dos pagamentos.
4. Facture a tempo e horas |
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Para reduzir os atrasos de pagamento terá de se certificar de que cada factura contém toda a informação necessária. Para tal deverá:
- Satisfazer os requisitos do cliente. Cada cliente é diferente, por isso verifique com eles previamente:
- Há alguma informação extra que eles queiram ver na factura?
- Como é que querem receber a factura?
Ter toda a informação com antecedência é melhor do que ser apanhado de surpresa posteriormente.
- Ter toda a informação correcta. Por vezes é difícil obter as informações básicas correctas. Pergunte a si mesmo:
- O nome e endereço do cliente estão correctamente escritos?
- Os bens ou serviços estão correctamente identificados?
- O montante facturado esta correctamente calculado?
- A data de vencimento está indicada correctamente?
Em seguida, valide se:
- Inclui as condições de pagamento acordadas, e os incentivos para pagamentos antecipados e as penalizações para pagamentos tardios, se aplicável.
- É enviado a tempo. O cliente só pagará depois de receber a factura. Se não houver acordos específicos sobre isto, pode enviar a factura assim que tiver entregue os bens ou serviços.
5. Utilizar o serviço de recuperação amigável de dividas online |
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As dicas acima podem ajudá-lo a reduzir o número de facturas pendentes de pagamento, mas não todas. É sempre possível que os seus clientes paguem com atraso ou não paguem de todo.
Quando isto acontecer, deverá contactar os clientes e descobrir porque é que não pagaram. Muitas coisas podem acontecer desde o momento em que um contrato é assinado até ao momento em que a factura é devida.
Se isto levar demasiado tempo, ou se os seus esforços não tiverem resultado no pagamento, considere a possibilidade de obter ajuda externa.
Quando isto acontecer, deverá contactar os clientes e descobrir porque é que não pagaram. Muitas coisas podem acontecer desde o momento em que um contrato é assinado até ao momento em que a factura é devida.
Se isto levar demasiado tempo, ou se os seus esforços não tiverem resultado no pagamento, considere a possibilidade de obter ajuda externa.
Uma agência de recuperação amigável de dividas experiente e profissional com as abordagens certas pode encorajar os seus clientes a pagar, mantendo ao mesmo tempo as suas relações comerciais intactas.
Ser eficiente é crucial para o lucro das empresas.
Quer se trate da gestão de contas, faturação ou recuperação de dividas faça o que puder, deixe o resto para aqueles que podem ajudar. Concentre-se no crescimento do seu negócio.
