Deixe tudo tão claro que os seus clientes só precisam de efetuar o pagamento.Muitas empresas subestimam os danos que as má facturação pode causar.A informação incorrecta pode levar a atrasos de pagamento. Um mal-entendido poderá desencadear reclamações. |
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Não quer que estes problemas surjam e se interponham entre si e os seus pagamentos, arduamente ganhos.
Torne as suas facturas tão claras que os seus clientes tenham exactamente o que precisam e saibam exactamente o que fazer sem questionar.
Torne as suas facturas tão claras que os seus clientes tenham exactamente o que precisam e saibam exactamente o que fazer sem questionar.
Primeiro é preciso ter todas as noções básicas.
1. Dados de contacto do seu cliente |
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O nome da empresa do seu cliente
- Verifique com o seu cliente caso o seu nome oficial seja diferente da denominação pelo qual o conhece
A morada da empresa do seu cliente
- Confirme com o seu cliente, se a correspondência deve ser endereçada à sede em vez da sucursal local ou ao contrário
2. Detalhes da sua empresa |
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- O nome da sua empresa
- A morada da sua empresa
- O logótipo da sua empresa
- Todos os números exigidos pelo país onde faz negócios (por exemplo, número de registo comercial, valor do imposto sobre o valor acrescentado (IVA).
Depois terá de acertar os detalhes cruciais.
3. Os detalhes da fatura |
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O número único da fatura
- Realce este número tornando-o evidente ou aumentando seu tamanho de letra. Se o seu cliente precisar de encontrar este número, deverá ser capaz de o localizar dentro de poucos segundos.
A data de emissão da fatura
Os bens ou serviços que entregou ao seu cliente
- Coloque as descrições ou a lista dos bens ou serviços numa visualização de lista. Isso ajuda o seu cliente a ter uma boa ideia do que está a pagar.
- Se os bens ou serviços contêm itens menores, detalhe cada item (por exemplo, quantidade, preço, data de entrega) para que o seu cliente consegue verificar se desejar.
Se já forneceu ao seu cliente um orçamento, faça a fatura em conformidade com o orçamento.
- Use a mesma linguagem na fatura que na cotação para evitar mal-entendidos.
- Apresente os bens ou serviços na fatura conforme a cotação.
- Inclua quaisquer custos incorridos que não estejam na cotação. Se você não informou seu cliente sobre esses custos, forneça uma explicação na fatura para evitar disputas.
4. Detalhes de pagamento |
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Quaisquer descontos acordados entre você e seu cliente
Quaisquer impostos sobre vendas que precise cobrar, incluindo as taxas e os valores
O valor total e a moeda em que seu cliente deve pagar
- Destaque este valor tornando-o evidente ou aumentando o tamanho da letra. Torná-lo o mais claro possível.
O método de pagamento que seu cliente pode utilizar
- Se for pagamento por transferência bancária, forneça o nome e o número da conta da sua empresa.
- Se for pagamento por cartões de crédito, forneça um link onde seu cliente possa pagar imediatamente.
As instruções de pagamento, se aplicáveis
- Indique claramente se seu cliente precisa fornecer o número único da fatura ou o número do cliente ao fazer o pagamento.
A data de vencimento para o pagamento
- Escreva a data real ao lado de seus termos de pagamento para evitar erros de cálculo. Por exemplo, se você emitir uma fatura em 1º de janeiro e os termos de pagamento disserem "Pagamento 30 dias após a data da fatura", você deve colocar a data de vencimento "31 de janeiro" ao lado de "Pagamento 30 dias após a data da fatura".
- Destaque a data de vencimento tornando-a evidente ou aumentando o tamanho da letra. Torná-la o mais clara possível.
5. As necessidades do seu cliente |
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Por vezes, o seu cliente pode solicitar informações adicionais (por exemplo, número do pedido de compra, número de referência) para serem acrescentadas à fatura. Certifique-se de que há espaço suficiente para estas informações e que o seu cliente consegue encontrá-las facilmente.
6. Condições de pagamento |
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Se você e seu cliente concordaram em determinadas condições de pagamento, especialmente incentivos para pagar antecipadamente e desincentivos para pagar atrasado, é útil mencioná-las na fatura.
Dicas adicionais
Para além das seis coisas acima indicadas, aqui estão três dicas extra sobre a apresentação e entrega das suas facturas.
1. Manter a informação mais importante numa página
Se tiver demasiada informação numa factura, coloque as informações mais importantes na primeira página (isto é, os dados da sua empresa, os dados de contacto do seu cliente, e detalhes de pagamento) e junte o resto como um anexo.
Isto para evitar que o seu cliente possa pedir mais esclarecimentos, porque não existe informação suficiente.
Isto para evitar que o seu cliente possa pedir mais esclarecimentos, porque não existe informação suficiente.
2. Utilizar o formato PDF ao enviar por correio electrónico
Se enviar a factura via e-mail, converta-a em PDF para evitar fraudes ou alterações involuntárias quando o seu cliente (devedor) a receber.
3. Facilitar a localização da sua factura
Colocar o número único da factura no ficheiro de facturas e na linha de assunto do e-mail. Isto torna o processo mais fácil, assim como para o seu cliente procurar a factura em caixas de emails sobrecarregadas.
Obter as facturas correctas é o primeiro passo para o pagamento. Se os seus clientes continuarem a não pagar, o passo seguinte será acompanhar e pressionar para que paguem.
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