Necessita tanto de diplomacia como de experiência em recuperação de dividas para manter as suas relações comerciais. |
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No entanto, em muitos casos, o seu dinheiro é a principal coisa em jogo. Evitar recuperar pode afectar negativamente o seu negócio e eventualmente prejudicar as suas relações comerciais.
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Pedir aos seus clientes para pagarem o que lhe devem é perfeitamente razoável desde que tenha tacto, estabeleça uma comunicação eficaz, e não cometa os seguintes erros. |
1. Esperar demasiado tempo antes de falar com os seus clientes sobre as suas dívidas |
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Além disso, muitas empresas só efetuam os pagamentos depois de lhe serem solicitados. Aguardam que sejam os seus fornecedores a fazê-lo. Assim, pagam, com atraso, apenas aos fornecedores que lhes solicitam, e não pagam nada aos fornecedores que se mantêm em silêncio.
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É por isso que deve contactar de imediato os seus clientes quando estes não efectuam pagamentos.
Não deve haver qualquer hesitação em solicitar-lhes que honrem os seus compromissos. |
2. Não se preparar para interacções com os seus clientes |
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Deverá estar em posse de pelo menos os seguintes dados antes de entrar em contacto com cada cliente; |
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Os números das faturas não pagas e as datas de vencimento. Pode reenviá-las novamente por e-mail ao seu cliente para evitar que este arranje desculpas, tais como não as ter recebido, tê-las perdido, ou esquecido.
- O histórico de pagamento do cliente. Se forem clientes novos, informe-os sobre a sua politica de cédito e recuperação de valores em atraso, caso não o tenha feito, para que conheçam o seu procedimento em caso de atraso de pagamento. Se efetuarem o pagamento com atraso pela primeira vez, tente saber o motivo para que a situação possa ser corrigida. Se efetuarem os pagamentos com atraso repetidamente, verifique como as suas dívidas anteriores foram liquidadas e se o seu habito de pagamento se alterou ao longo do tempo.
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A sua atividade de recuperação de dividas até agora. Já contactou o cliente antes? Foi alcançado um novo acordo? O cliente honrou o acordo? Cada uma das suas reuperações de valores em atraso tem de reflectir o que foi feito e o que pretende que seja o próximo passo. Isto não só o ajuda a avançar, como também dissuade o seu cliente de voltar a utilizar as mesmas tácticas de não pagamento.
3. Ignorar as razões subjacentes aos atrasos nos pagamentos |
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Para garantir que os seus clientes lhe digam as verdadeiras razões para o atraso dos pagamentos, considere fazer dois tipos de perguntas
- Questões de rápida resolução. Por exemplo: A fatura está corretamente emitida? Pode utilizar os métodos de pagamento que disponibilizamos? Tem todas as informações necessárias para efetuar o pagamento?
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Questões que requerem negociações. Por exemplo: Está satisfeito com os bens ou serviços fornecidos? Quando e como pretende efetuar o pagamento? Existe algum motivo válido para o não pagamento?
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É importante ouvir os seus clientes em vez de fazer suposições sobre eles. |
4. Tornar-se demasiado emocional ou ceder às emoções dos seus clientes |
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- Pedir a alguém para lhe pagar ou ser lembrado de pagar pode desencadear emoções fortes. O seu cash flow pode estar em risco, mas os negócios dos seus clientes também podem estar em risco.
- Apesar da natureza sensível da situação, o melhor é adotar um tom de voz amigável
,mas firme, ao longo de ttodo o processo de recuperação amigável de divida.
- Se o seu cliente se tornar emotivo, mantenha-se calmo e espere que ele também se acalme antes de voltar a abordar esse assunto. Se isso não funcionar, termine a chamada e diga que voltará ao contacto em breve. Isto geralmente produz melhores resultados ao invés de ficarem ambos descontrolados , o que impossibilita de realizar qualquer recuperação de divida.
5. Deixar as promessas dos seus clientes sem controle |
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Ao longo de todo o processo de recuperação amigável de divida, deve deixar bem claro que pagar com atraso é inaceitável e que está determinado a recuperar as dívidas o mais rapidamente possível.
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Registe por escrito todos os passos. Quer se trate de estabelecer um novo prazo de pagamento ou de acordar um plano de pagamento, peça aos seus clientes que o confirmem por escrito. Estes acordos escritos constituem a base para toda a sua atividade de recuperação de dividas posteriores.
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Defina prazos para tudo. Uma vez que ambos estejam de acordo sobre qual é o próximo passo, também devem escrever quando é que isso vai acontecer e quando deve ser feito o follow up. Isto dá aos seus clientes menos hipóteses de protelarem.
- Contacte os seus clientes assim que os prazos não forem cumpridos ou quando estes não cumprirem quaisquer acordos. Se não o fizer, cada dia que passa é outro dia em que os seus clientes ficam sem lhe pagar.
6. Não planear o próximo passo |
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7. Não recorrer a empresas de recuperação de créditos |
Se lhe consumir demasiado tempo a cobrar as suas facturas pendentes, se tiver falta de pessoal, ou se os seus esforços não tiverem resultado no pagamento, considere a possibilidade de obter ajuda externa.
Uma agência de recuperação amigável de dividas experiente e profissional com as abordagens certas pode encorajar os seus clientes a pagar, mantendo ao mesmo tempo as suas relações comerciais.
Com a Atradius Collections, pode aceder o ao serviço online para:
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Saber de imediato quanto custa cobrar as suas facturas pendentes. Obtenha aqui um orçamento gratuito.
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Ter uma equipa de gestores de recuperação de dividas profissionais de todo em todo o mundo a apoiá-lo
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Consultar as actualizações em tempo real sobre o progresso das suas recuperações
A contratação de uma empresa de recuperação de creditos não só o beneficia o seu cash flow, como também evita que passe por momentos dificeis de recuperação de dividas aos seus clientes. É o reforço das entradas de pagamentos de que precisa para se manter no negócio e para estabelecer relações saudáveis com os seus clientes.
