É frustrante ouvir desculpas quando questiona os seus clientes sobre o não pagamento das faturas.Algumas explicações podem ser plausíveis e justificar o seu não pagamento, mas algumas podem ser tão irreais que não sabe o que fazer. |
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Se não quer ser vítima de tais tácticas de bloqueio, é necessário ter um conjunto de respostas preparado para desviar os seus clientes das desculpas para não pagamento.
Nos nossos muitos anos de cobrança de facturas para várias empresas, temos ouvido muitas desculpas para pagar com atraso e identificámos algumas das formas mais eficazes para responder a cada uma delas.
1. Desculpas padrão |
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As seguintes desculpas são algumas das mais frequentemente utilizadas pelas empresas em todos sectores.
1. |
Ainda não recebemos a factura / Perdemos a factura. |
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Diga ao seu cliente que enviará uma cópia imediatamente via e-mail ou através de um outro meio preferencial de comunicação.
Uma vez que o tenha feito, contacte de preferência por telefone, para verificar se receberam a factura, e peça-lhes que pague dentro de alguns dias. |
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2. |
O nome da empresa/endereço/valor/ etc. na factura não é correcto. |
| Verifique duas vezes o que o seu cliente afirmou. Se a factura está de facto incorrecta, altere-a e emitia-a para uma nova data de vencimento (de preferência a data da emenda). Em seguida, envie um e-mail para o seu cliente, ligue para verificar se a factura está correcta, e pedir-lhe que pague rapidamente. | |
3. |
O computador/sistema informático não funciona. |
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Diga ao seu cliente que enviará uma cópia imediatamente via email ou através de um outro meio preferencial de comunicação. Uma vez que o tenha feito, contacte de preferência por telefone, para verificar se receberam a factura, e peça-lhes que pague dentro de alguns dias.
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4. |
Pagamos apenas num dia fixo cada mês. /Não efectuamos mais pagamentos até ao próximo mês. |
| Negociar com o seu cliente segundo um método padrão para definir as condições de pagamento. Em seguida, deve de confirmar por escrito os termos negociados para evitar reclamações semelhantes futuramente. | |
5. |
Estamos à espera do pagamento de um grande cliente. / Só lhe podemos pagar depois do nosso cliente nos pagar. |
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Pergunte ao seu cliente sobre os dados do seu devedor (por exemplo nome e morada) e quando esperam receber o pagamento. Pode também negociar um plano de pagamento ou pedir o pagamento do montante total mais tarde. Seja como for, diga ao seu cliente que espera que honre o seu compromisso e que você está determinado a fazê-lo acontecer. |
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6. |
A pessoa que autoriza os pagamentos está fora da empresa / Não há ninguém para assinar o cheque. |
| Provavelmente já ouviu isto no Verão ou durante os feriados. Pergunte ao seu cliente quando a pessoa responsável regressa, depois volte a ligar e debata com ele o pagamento da factura em divida, mencionando que futuramente os pagamentos devem de ser feitos atempadamente. Pode também questionar o seu cliente quem presentemente está encarregue de pagar os salários e contas do dia-a-dia, depois tentar que essa pessoa possa liquidar a factura pendente. | |
7. |
O cheque já foi enviado. / A factura já foi paga. |
| Pergunte ao seu cliente sobre os detalhes do pagamento, tal como uma prova de pagamento, a data do pagamento e quem aprovou o pagamento. Se não souberem responder a estas pergunta poderão não ter realizado o pagamento.Nesse caso, pode pedir lhes que paguem imediatamente por transferência bancária. | |
8. |
Os bens/serviços não foram entregues. / Os bens/serviços não estavam de acordo com as especificações. |
| É importante não se distrair com reclamações. Você deve esclarecer a situação e negociar com o seu cliente as condições de pagamento, depois devem de confirmar os termos por escrito para que tenha provas e evitar voltar a ter que debater essa situação. | |
9. |
Temos problemas de cash flow. / Estamos insolventes. |
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Negoceie com o seu cliente um plano de pagamento realista que inclua um pagamento imediato. Este plano de pagamento precisa de ser especificado num contrato assinado por si e pelo seu cliente. Isto é deve certificar-se de que o seu cliente cumpre a sua parte do compromisso e que cumpre o plano de pagamento. |
Desculpas inusitadas |
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Ocasionalmente também ouvimos as seguintes desculpas. As hipóteses de as escutar são remotas, mas se o fizer, pode ser uma boa ideia levar o seu esforço de recuperação de divida para o nível seguinte.
10. |
A dívida não é válida porque a minha ex-mulher fugiu com o cartão de crédito da nossa empresa. |
11. |
Acabei de regressar das minhas férias de luxo que foram mais dispendiosas do que eu pensava, por isso agora não tenho como lhe pagar. |
12. |
Eu tinha a intenção de pagar, mas todas as facturas estavam na minha mala que me foi roubada na rua. |
13. |
A minha mulher foi raptada e eu preciso do dinheiro para pagar o resgate. |
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Se se tornar demasiado moroso cobrar as suas facturas há muito vencidas, ou se as suas negociações não resultarem em pagamento, considere a possibilidade de obter ajuda externa. |
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