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Primeiros passos por atraso nos pagamentos: 4 acções que deve tomar

Quanto mais cedo nos enviar as facturas pendentes, maior será a probabilidade de as cobrar.

Poderá perguntar-se porque é que os seus clientes não lhe fizeram pagamentos.

Será que as faturas se extraviaram? Não têm disponibilidade financeira?

Se continuar a protelar o envio do processos, está a fazer com que a sua empresa esteja a perder dinheiro.

Muitos pagamentos atrasados ​​podem atrapalhar seu fluxo de caixa a ponto de não conseguir pagar aos seus próprios fornecedores ou funcionários.
Quer sejam de seus clientes novos ou antigos, as faturas pendentes são problemas sérios que exigem ações imediatas.
 

Indicamos quatro etapas que pode seguir para tratar os pagamentos atrasados ​​de maneira eficaz.

1. Verifique novamente a sua faturação
 
Antes de fazer suposições sobre as práticas de pagamento dos seus clientes, faça uma análise rápida para ver se o problema é interno.
 Pode-o fazer assim que uma fatura entre em incumprimento.

  • Termos de pagamento

    • Existem condições especiais que possam prolongar a data de vencimento da fatura?

    Fatura

    • A data de vencimento está correta?

    Comunicações

    • O seu cliente não está satisfeito com seus produtos ou serviços?
    • O seu cliente reclamou de alguma coisa na fatura?
    • O seu cliente teve dificuldades com os métodos de pagamento que foram fornecidos?
 
Se realmente há algo errado com a faturação e não conseguiu resolver completamente, trate o mais rapidamente possivel antes de passar para a próxima etapa.

2. Envie uma carta
 
Se a sua faturação está correta e não recebeu nenhum pagamento, envie imediatamente uma carta amigável ao seu cliente.
 
Isso dará ao seu cliente a possibilidade de pagar a fatura (caso se tenha esquecido de fazê-lo) ou
Expressar as suas preocupações (caso não lhe tenha contado antes).

Na carta amigável é importante que:

  • Indique o numero e a data de vencimento da fatura não paga
  • Informe que não recebeu o pagamento
  • Questione quando é expectável que possa efetuar o pagamento
  • Pergunte se o seu cliente tem dúvidas sobre a fatura ou os produtos e serviços fornecidos, ou se precisa de ajuda com os métodos de pagamento que foram indicados.
  • Pergunte se há algum outro motivo pelo qual não pagaram
  • Anexe a fatura não paga mesmo que seu cliente já a tenha. Este procedimento vai impedir de terem argumentos de como não a receberem ou que não a encontram ou que se esqueceram.

Tente manter o tom amigável, igual ao da carta enviada, mas firme e prático.

Às vezes, uma carta amigável pode dar ao seu cliente o empurrão de que ele precisa para pagar. Ou pode descobrir as razões subjacentes ao atraso no pagamento.
No entanto, se ainda assim não obtiver qualquer feedback do seu cliente, então é hora de dar o próximo passo.
 
 

3. Faça uma chamada
Nem todas as pessoas se sentem à vontade para pedir ao cliente que pague através de um contacto telefónico. Mas essa é a melhor estratégia que pode fazer quando o seu cliente não responde depois de receber a sua carta amigável.
 
Abaixo seguem algumas dicas que deve e não deve fazer ao pedir o pagamento.

Não faça
  • Não assuma nada. Pode haver muitos motivos pelos quais o seu cliente não pagou. Ouça o que eles têm a dizer.
  • Não se emocione. Pode discordar totalmente em alguns pontos, porem, tente manter-se calmo e firme, geralmente esta tecnica produz melhores resultados.
  • Não desligue sem ter algum feeback..Faça com que seu cliente concorde com o próximo passo, seja definir um novo prazo de pagamento ou efetuar um plano de pagamento.

Faça
  • Esteja preparado.Tenha em sua posse todas as informações sobre a fatura em aberto e as condições de pagamento.
  • Insista para que o seu cliente pague a fatura o mais rápido possível. Deixe-o sugerir primeiro como gostaria de o fazer.
  • Tenha prazos para tudo. Depois de ambos concordarem sobre qual deve ser o próximo passo, deixe bem claro quando isso acontecerá e quando fará o acompanhamento.
  • Tenha um plano B. Deixe que o seu cliente saiba o que você faria se ele incumprisse o acordo. Por exemplo, o poder ter que contratar uma agência de recuperação amigável de dividas para cobrar a fatura pendente. Lembre-se de que você precisará executar o seu Plano B caso a situação surgir para que seu cliente o leve a sério.

É importante encontrar soluções durante a chamada. Se a situação financeira do seu cliente não for positiva, talvez seja necessário dar-lhe alguma margem de manobra para pagar a fatura pendente (por exemplo, uma data de vencimento prolongada, um plano de pagamento.).

O acordo que fizer com o seu cliente pode variar, mas certifique-se sempre de seguir a próxima etapa.

4. Envie notas de acompanhamento
 
Uma coisa é chegar a um acordo verbal, outra coisa é cumpri-lo. Uma boa maneira de motivar o seu cliente a cumprir a sua promessa é coloca-la por escrito.

Durante o contacto telefónico, anote o que você e o seu cliente discutiram, especialmente:

  • Qual é o próximo passo do seu cliente para pagar a fatura pendente?
  • Qual é o próximo passo para poder ajudar o seu cliente, se aplicável?
  • Quando é que essas etapas devem acontecer?
  • Quando é que fará o acompanhamento para garantir que essas etapas aconteçam?
  • O que você faria se seu cliente voltasse atrás no que foi combinado?
Após o contacto telefónico, envie email ao seu cliente com o conversado. Poderá também pedir que ele confirme o contacto registado.

Ao ter tudo por escrito, você tem uma prova e um ponto de referência para chamadas futuras caso seu cliente não cumpra o acordo.

Em muitos casos, estas quatro etapas são apenas o começo de um longo processo.

O seu cliente pode ignorar ou evitar as suas tentativas de contacto.


Podem-se recusar a pagar, mesmo depois de falar consigo.


Se houver demora na recuperação das faturas não pagas ou se seus esforços não resultarem em pagamento, considere obter ajuda externa.


Uma agência de recuperação amigável de dividas experiente e profissional possui as abordagens certas, podendo assim fazer com que os seus clientes paguem, mantendo as suas relações comerciais.

 
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  • Transferimos com a maior brevidade possivel os pagamentos assim que os seus clientes paguem as suas facturas pendentes
Nunca é cedo demais para a recuperação das faturas pendentes ou pedir ajuda para fazê-lo. Deixe os especialistas ajudá-lo a recuperar o que lhe é devido.