Fazer vendas é crucial, mas receber o pagamento das facturas é igualmente crucial.
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Evitar confrontar os seus clientes com a sua falta de pagamento parece manter as suas relações comerciais. No entanto, as dívidas incobráveis acumuladas podem prejudicar o seu cash flow ao ponto de não se poder dar ao luxo de manter o seu próprio negócio activo.
Na realidade, as recuperações de dividas não precisam de ser ofensivas ou agressivas. Pode cobrar facturas pendentes enquanto mantém as suas relações comerciais.
A chave é realizar a atividade de recuperação no momento certo.
Abaixo estão quatro meios de recuperação de dividas amplamente utilizados pela maioria das empresas.
1. E-mails |
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A favor
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Económico, rápido. Obviamente, não há custos adicionais no envio de lembretes por email. Pode enviar estes emails a vários clientes em atraso ao mesmo tempo e também é mais rápido obter uma resposta.
- Conveniente. Os e-mails podem funcionar como lembretes por si só ou como notas de acompanhamento de chamadas telefónicas e reuniões. Para além de poder enviar e-mails aos seus clientes assim que as faturas vencerem, sem ser considerado como sendo intrusivo, pode também anexar documentos relevantes, tais como extractos de conta ou cópias das facturas pendentes. Mesmo quando estes emails chegam às pessoas erradas, podem simplesmente ser reencaminhadas para os destinatários certos. Em qualquer altura durante o processo de recuperação amigável de divida, pode consultar emails anteriores para ficar a par do que os seus clientes disseram ou prometeram. É por isso que deve escrever e enviar por email aos seus clientes os detalhes de cada chamada telefónica e reunião.
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Alta viabilidade. Os seus clientes devem receber os seus emails pouco depois de os enviar, a menos que o seu acesso à Internet seja limitado ou que os seus firewalls ou filtros de spam bloqueiem os seus emails.
Contra
- De baixo impacto. Se surgirem mal-entendidos ou disputas entre si e os seus clientes, é melhor esclarecê-los e resolvê-los telefonando em vez de continuar a enviar e-mails.
2. Cartas |
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A favor
- Alto impacto. O envio de cartas é um bom próximo passo quando os seus clientes não respondem aos seus e-mails. Implicando procedimentos oficiais e formais, as cartas acrescentam um peso considerável às suas recuperações de divida e sinalizam que está a levar a sério a recuperação das dívidas. Pode enviar várias cartas de pedido de pagamento antes de enviar uma carta de cobrança final, que avisa os seus clientes da sua escalada de pedidos de pagamento se continuarem sem pagar. Todas as cartas podem também ser escritas e enviadas por uma empresa de recuperação amigável de divida em seu nome, para garantir uma linguagem profissional e uma elevada eficiência.
Contra
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Custo elevado, demorado, inconveniente. Se tiver muitos clientes em atraso em vários países e escrever e enviar as cartas você mesmo, poderá gastar muito tempo e dinheiro na impressão e envio das mesmas.De baixa viabilidade. Se os seus clientes mudarem de instalações sem lhe darem conhecimento prévio nem lhe comunicarem os seus dados atuais, poderá ser difícil apurar os endereços atualizados.
3. Chamadas telefónicas |
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A favor
- Chamadas telefónicas As chamadas telefónicas são eficazes para levar os seus clientes a liquidar as facturas em atraso. Falar diretamente com eles ajuda a perceber se existe algum problema de tesouraria. É também mais difícil para os seus clientes usar tácticas de protelar ou escapar à sua obrigação de pagar. No entanto, também é mais difícil impor acordos verbais porque podem ser negados. É por isso que é importante tomar nota de cada chamada e enviá-las aos seus clientes, incluindo acordos estabelecidos e os próximos passos. As notas mantêm ambas as partes informadas e podem ser utilizadas como prova do que os seus clientes prometeram.
- Conveniente, de alta exequibilidade Uma vez atendido o telefone, é provável que chegue directamente aos seus clientes. Isto torna as chamadas telefónicas um meio ideal para cobrar quando os seus clientes permanecem inactivos ou ignoram as suas tentativas anteriores de recuperação.
Contra
- Elevado custo, e demorado. Muitas vezes é dificil falar com as pessoas certas ou é necessário telefonar várias vezes porque nem sempre estão disponíveis, ou então reconhecem as suas chamadas e não atendem propositadamente. Quando os tem em linha, pode ser persuadido pelas suas desculpas ou distraído pelos seus argumentos, se não estiver bem preparado. Depois também há a possibilidade de terminar a ligação sem qualquer compromisso, sem definir o próximo passo ou saber quando irá ser efetuado o pagamento. Ou, no pior dos cenários, pode ser mal atendido e de modo bastante desagradável e ter de dar por terminada a chamada. Muitas vezes é preciso prever estes cenários e telefonar novamente aos clientes quando se está mais preparado.
4. Reuniões presenciais |
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A favor
- Alto impacto. Se os seus clientes em mora não responderem a nenhum dos seus e-mails, cartas, telefonemas, ou se não conseguir resolver as suas reclamações por telefone, marcar reuniões presenciais deverá ser o seu próximo passo. Pode ser no seu escritório, no escritório deles, ou num local neutro. A sua presença torna muito mais difícil para os seus clientes arranjar desculpas. Também os pressiona a cumprir quaisquer compromissos que venham a assumir. Se visitar os seus clientes no local, pode também observar as suas operações. Pode haver sinais evidentes de problemas subjacentes que os seus clientes não comentaram consigo. À semelhança das chamadas telefónicas, é necessário anotar todos os acordos verbais alcançados durante as suas visitas para referência futura.
Contra
- De custo elevado, demorado, inconveniente. Este é um dos meios de recuperação de divida mais exigentes. Pode querer apenas utilizar reuniões presenciais para cobrar as dívidas mais sérias e mais elevadas.
- De baixa viabilidade. Mesmo quando quiser pode não conseguir encontrar os seus clientes porque eles não estão disponíveis, não querem encontrar-se consigo, ou as circunstâncias não permitem viajar.
Para saber quais os métodos de recuperação de divida que deve empregar, é necessário saber quais os pagamentos em atraso, o seu histórico e muitos outros factores.
O envio dos mesmos e-mails ou cartas a todos os clientes em atraso, por exemplo, não aumentará as suas possibilidades de recuperação. Se for demasiado demorado a cobrar as suas facturas pendentes ou se os seus esforços não tiverem resultado no pagamento, considere a possibilidade de obter ajuda externa.
Os pagamentos rápidos são importantes, mas as recuperações rápidas são igualmente importantes.
Os especialistas em recuperação amigável de dividas podem ajudá-lo a utilizar os meios de cobrança correctos, tendo em conta as circunstâncias dos seus clientes em atraso. Desta forma, os seus clientes podem ver que está a trabalhar em conjunto com eles e não contra eles, para manter ambas as partes em actividade. Assim, há uma boa probabilidade de não só receber pagamentos, mas também de manter as suas relações comerciais.
